Efektywność szkoleń

Tylko jakość pracy personelu pozwala zachować dobrą pozycję firmy na konkurencyjnym rynku. Nic więc dziwnego, że menedżerowie inwestują w rozwijanie wiedzy i umiejętności swojego personelu. Coraz większą wagę przykładają też do badania efektywności szkoleń.

Mierzą efekty

Tylko jakość pracy personelu pozwala zachować dobrą pozycję firmy na konkurencyjnym rynku. Nic więc dziwnego, że menedżerowie inwestują w rozwijanie wiedzy i umiejętności swojego personelu. Coraz większą wagę przykładają też do badania efektywności szkoleń.

Klienci firm szkoleniowych bardzo często proszą o zbadanie efektywności szkolenia. Najczęściej chodzi im o to, czy dobrze zainwestowali pieniądze. Chcą mieć po prostu pewność, że dany kurs zwiększy efektywność pracy personelu i w ten sposób poprawi finansowy wynik całego przedsiębiorstwa. Duże znaczenie ma dla nich także możliwość monitorowania zmiany, czyli sprawdzenie osiągnięć personelu. Ocena efektywności szkoleń ułatwia również podjęcie decyzji o kontynuowaniu danego cyklu szkoleń czy dalszej współpracy z tą samą firmą szkoleniową.

Ankiety, testy, symulacje

Klienci chcą pomiaru efektywności i firmy szkoleniowe są do tego bardzo dobrze przygotowane - efektywność szkolenia badają na czterech poziomach. Sprawdzają reakcję uczestników na dane szkolenie, uczenie się, czyli podnoszenie umiejętności, zachowanie, czyli zmianę w postępowaniu osoby i wykorzystywanie przez nią efektów szkolenia oraz wyniki rozumiane jako efekty uczestniczenia w szkoleniu, a więc np. wzrost sprzedaży. Pierwsze dwa poziomy mogą być sprawdzane wyłącznie przez firmy szkoleniowe, dwa pozostałe są oceniane we współpracy ze szkoloną organizacją.

Popularnym sposobem badania reakcji uczestników szkoleń jest wypełnianie ankiet przez uczestników zajęć, zawsze odbywa się to po skończeniu kursu.

- Po zakończonym szkoleniu wykładowca prosi uczestników o ocenę m.in. sposobu prowadzenia zajęć i jakości przekazywanych treści. Dzięki takiej ankiecie uzyskujemy informację na temat, jak dane szkolenie zostało odebrane przez kursantów i czy spełniło ono ich oczekiwania. Takie dane mogą posłużyć do poprawienia jakości przyszłych programów szkoleniowych - opowiada Kamila Janicka ze Studia Edukacyjnego Eko -Tur.

Drugi poziom, badający proces uczenia się, polega na sprawdzeniu wiedzy teoretycznej, która jest niezbędną bazą dla praktyki. Najczęściej sprawdza się ją w pisemnych testach.

- Czasem testy przeprowadza się po zakończeniu kursu, ale bywa też tak, że robi się je każdego dnia szkolenia i w ten sposób na bieżąco sprawdza wiedzę z każdego omawianego tematu. Dzięki takim "kartkówkom" dowiadujemy się, jaki udział w zajęciach mają kursanci: czy ich uwaga skupiona jest na trenerze, czy nie - mówi Karolina Domalewska, specjalista ds. szkoleń w Hill International.

Bywa też tak, że wiedzę teoretyczną weryfikuje się podczas odgrywania w sali szkoleniowej konkretnych sytuacji, np. rozmowy między menedżerem i podwładnym lub prowadzenia prezentacji. - Taka symulacja pozwala na sprawdzenie, czy uczestnik szkolenia zna wszystkie techniki pokazywane na zajęciach i czy potrafi je zastosować "na sucho" - mówi Agata Modrzejewska, dyrektor marketingu AchieveGlobal.

Lepiej z menedżerem

Kolejny poziom ocenia zachowanie danej osoby, czyli wykorzystywanie przez nią w codziennej pracy konkretnych narzędzi, jakie zostały pokazane podczas zajęć. - Dobrą metodą jest tu tzw. ocena 360 stopni. Opiera się ona na zebraniu opinii współpracowników, przełożonych i podwładnych na temat konkretnych zachowań przeszkolonej osoby. Ale znacznie ważniejszym sposobem jest na tym poziomie monitorowanie pracy osób przeszkolonych - wyjaśnia Agata Modrzejewska.

Obserwacją pracy uczestnika szkolenia może się zajmować trener z firmy szkoleniowej. - Po przeprowadzonym szkoleniu zawsze dajemy uczestnikom dwa lub trzy tygodnie na wdrożenie nowych umiejętności do własnej pracy. Po tym czasie nasi trenerzy zaczynają sprawdzać, w jakim stopniu techniki pokazane na kursie są wykorzystywane podczas codziennych obowiązków przeszkolonych pracowników, np. trener jeździ razem z handlowcem do jego Klientów i obserwuje go podczas pracy. Potem spotykają się w sali szkoleniowej, by omówić popełniane błędy. Zdarza się, że dochodzi też do kontaktu trenera z przełożonym tego handlowca, wtedy porównuje się już konkretne wyniki sprzedaży sprzed szkolenia i po szkoleniu - opowiada Domalewska.

Znacznie lepsze rezultaty przynosi jednak monitorowanie w postaci coachingu prowadzonego przez menedżera z macierzystej organizacji. - To jest najlepsze narzędzie do sprawdzenia, w jakim stopniu pracownik wykorzystuje nowe umiejętności i w efekcie do wdrożenia trwałych zmian w organizacji. W tym przypadku coaching zapewnia nie tylko systematyczną kontrolę, ale też stałą pomoc w rozwiązywaniu bieżących sytuacji i jest punktem wyjścia do dalszego rozwoju- tłumaczy Agata Modrzejewska.

Zdarza się też, że firmy kupujące szkolenie, same mierzą jego efektywność. Cennym źródłem informacji na temat efektywności szkoleń są też indywidualne rozmowy z przełożonymi, którzy wysyłają swych podwładnych na kursy lub z samymi uczestnikami szkolenia. - Najczęściej porównują sytuację firmy przed szkoleniem i po szkoleniu, np. porównują ogólne wyniki finansowe, liczbę pozyskanych Klientów czy sprzedanego produktu. W ten prosty sposób same mierzą sobie efektywność kupionego kursu - mówi Kamila Janicka.

Przeliczyć na pieniądze

Ostatnim poziomem oceny efektywności szkoleń jest sprawdzenie wyników, czyli biznesowych rezultatów przeprowadzenia danego kursu. - Ale zanim zacznie się mierzyć wynik finansowy, najpierw trzeba dokładnie zbadać, w jakim stopniu zostały spełnione trzy poprzednie poziomy. Jeśli bowiem szkolenie się nie spodoba, to uczestnicy nie będą się na nim uczyć, a jeżeli nie poznają teorii, to nie będą mogli jej zastosować w praktyce i w konsekwencji nie staną się bardziej efektywni i nie podniosą biznesowego wyniku całej organizacji - mówi Agata Modrzejewska. - Jeśli z kolei nie ma pozytywnych wyników na trzech pierwszych poziomach, a rezultat biznesowy się poprawia - znaczy to, że strategia szkoleniowa nie ma z tym nic wspólnego - dodaje.

Zdaniem specjalistów od efektywności szkolenia bardzo trudno jest rezultaty szkolenia dokładnie przełożyć na pieniądze. - Na zysk firmy wpływa wiele czynników, doskonalenie umiejętności pracowników poprzez szkolenia to tylko jeden z nich - dodaje Agata Modrzejewska.

Efekty szkolenia na poziomie rezultatów biznesowych można wyodrębnić wyraźnie poprzez zastosowanie tzw. grupy kontrolnej. Metoda ta polega na porównaniu wyników podobnych grup pracowniczych: jednej przeszkolonej, drugiej bez dodatkowych kursów. Jest skuteczna, ale niesie też ryzyko. - Zdarzyło się, że duże przedsiębiorstwo podzieliło w ten sposób swoją kadrę kierowniczą. Przeszkoleni menedżerowie zwiększyli wyniki w swoich oddziałach o 20 procent. Zarząd zorientował się, że inwestując jedynie w połowę swoich menedżerów firma straciła możliwość poprawy wyników w pozostałych oddziałach i zrezygnował z tej formy pomiaru efektywności szkoleń. Niewiele firm podejmuje takie ryzyko - opowiada Agata Modrzejewska.