Okresowa ocena pracowników - na czym polega?

Dobra dla obu stron

W wielu firmach oceny okresowe wywołują panikę. Zupełnie niepotrzebnie. Informacje, uzyskane w ten sposób, są przydatne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jakie znaczenie mają dla nich te oceny?

Joanna Niedziela: Jak powinno się traktować takie oceny?

Ocena okresowa jest bardzo dobrą metodą wykorzystywaną w zarządzaniu ludźmi. Jeśli jednak jest traktowana jako jednorazowe zdarzenie w roku, to na pewno nie spełni swojej funkcji. Żeby przyniosła efekty, należy ją utożsamiać z całym procesem oceniania, który podsumowuje bieżące wyniki pracy i podpowiada lepsze rozwiązania na przyszłość. Właśnie dlatego ten proces jest korzystny i dla szefów, i dla ich podwładnych.

Niestety w niektórych firmach ta metoda jest nadal niedoceniana. Wynika to m.in. z tego, że wymaga się od menedżerów systematyczności i zaangażowania, czyli po prostu czasu. Ocena okresowa nie polega tylko na rozliczaniu z konkretnych wyników, np. liczby sprzedanego towaru, to nie tylko uzupełnienie arkusza i bezpośrednia rozmowa z pracownikiem. To także zaplanowanie jego przyszłości w firmie, np. określenie możliwości awansu czy rozszerzenie obowiązków.

Jakie korzyści z oceny ma pracownik?

- Daje ona przede wszystkim poczucie, że firma jest zainteresowana tym, co się robi i jak się to robi. A to jest niezwykle ważne poczucie w pracy zawodowej. Ocena okresowa jest też odpowiednią okazją do przekazania pracodawcy własnych pomysłów na swoje życie zawodowe oraz uwag dotyczących obecnie wykonywanych obowiązków czy realizowanych projektów. Szczególnie istotne jest to w momencie, gdy w firmie coś poszło źle i szuka się przyczyn. I oczywiście, taka ocena jest jasną informacją na temat spełniania oczekiwań i realizowania zadań, czyli po prostu przydatności do danego przedsiębiorstwa.

A czym ta ocena jest dla jego pracodawcy?

- Dla pracodawcy to przede wszystkim system monitorowania efektywności pracy. Może być też cennym źródłem informacji na temat tego, co można by było w firmie zmienić. To jest szczególnie ważne dla przedsiębiorstw, które systematycznie doskonalą swoje struktury i sposoby działania. I bardzo często tak się dzieje, że sygnały pracowników o utrudnieniach w pracy menedżerowie wykorzystują właśnie do ulepszania funkcjonowania organizacji. Poza tym, jakość przeprowadzenia ocen okresowych jest też sprawdzianem dla kadry zarządzającej. Jeśli oceny są postrzegane jako stres, tylko jako coroczna procedura, oznacza to, że menedżerowie nie potrafią uświadomić swoim podwładnym na czym tak naprawdę polega wartość tego procesu. Może być to informacją o poziomie dojrzałości kadry menedżerskiej w danej organizacji. Może to też wynikać z tego, że bardzo często sami nie widzą możliwości wykorzystywania ocen okresowych do monitorowania i podnoszenia efektywności działań biznesowych.

Pewnie można taka oceną manipulować?

- Ocena w pewnym stopniu zawsze jest subiektywna. Dlatego próbuje się ją obiektywizować, m.in. poprzez jasne określenie celów stawianych pracownikom. W ten sposób można, np. zmierzyć efekty sprzedaży, wykorzystując różne konkretne wskaźniki liczbowe. Niektóre cele jest znacznie trudniej zmierzyć, bo liczy się w nich nie ilość, a jakość. W tym przypadku opinia może być subiektywna, ale ogranicza się to przez włączenie do oceniania osoby trzeciej, tzn. arkusz oceny jest sprawdzany przez menedżera wyższego szczebla, a nie tylko bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Manipulacja w ocenach jest możliwa i dotyczy obydwu stron. Nieuczciwy kierownik może specjalnie zrezygnować z dodatkowych opinii innych menedżerów, a pracownik może umyślnie obarczać winą za niewykonanie zadania swoich współpracowników. Nie można jednak zapominać, że arkusz oceny podpisuje i szef, i jego podwładny. Przy sprawnym funkcjonowaniu całego systemu właściwie nie powinno być sytuacji, że na etapie oceny ich opinie będą skrajnie różne.

Czy ocena okresowa może być wykorzystana w sądzie pracy jako dowód?

- Arkusz oceny jest oficjalnym firmowym dokumentem, który może być użyty w sprawie jako dowód. Świadczy przecież o sposobie wykonywania pracy, zawiera też opinię pracodawcy. Co ważne, mogą z niego korzystać obie strony. Jeśli np. pracownik uzna, że został niesłusznie zwolniony, a w arkuszach jest dowód na to, że zaniedbywał swoje obowiązki, to ocenę tę wykorzysta przed sądem pracodawca. Może się też zdarzyć odwrotna sytuacja - ocena okresowa może przyznawać rację pracownikowi, jeżeli menedżer zarzuci mu niewywiązywanie się ze zleconych zadań przy pozytywnej opinii rocznej pracy.

Rozmawiała Joanna Niedziela.