Nr 1, styczeń 2004
Magdalena Wróbel, Konsultant AchieveGlobal
Adaptacja w pięciu krokach,
czyli jak postępować, gdy do Twojego zespołu dołączył nowy pracownik...
Rok temu zostałam kierownikiem zespołu obsługi Klienta. Moimi podwładnymi stali się moi dotychczasowi współpracownicy. Miałam wiele problemów z ustaleniem zasad współpracy. W końcu się "dotarliśmy"...A teraz dołącza do nas nowy pracownik. Jak szybko i sprawnie wprowadzić go do zespołu? W jaki sposób pomóc mu zaaklimatyzować się w grupie zaprzyjaźnionych ze sobą współpracowników?
To właśnie na osobie menedżera spoczywa ciężar zbudowania pełnej i jasnej komunikacji w czasie, gdy do zespołu dołącza "nowy". Wszyscy wiemy, że pierwsze wrażenie może mieć głęboki wpływ na nastawienie pracownika do zespołu, menedżera czy firmy. Warto, więc bardzo dokładne przygotować adaptację nowego pracownika, być może angażując do tego również członków zespołu.
W podobnych sytuacjach doświadczeni menedżerowie wykonują następujące czynności:
KROK PIERWSZY - Zdobądź informacje o dotychczasowych doświadczeniach zawodowych nowego pracownika.
Zapoznaj się dokładnie ze wszystkimi dostarczonymi przez pracownika dokumentami zawodowymi. Podczas pierwszej rozmowy zapytaj o zainteresowania, sukcesy, mocne strony, szczególne kwalifikacje. Poproś o dokładne opisanie jego dotychczasowych obowiązków.
KROK DRUGI - Precyzyjnie przekaż obowiązki.
Miej świadomość, że nowy pracownik Cię nie zna, nie może czytać w Twoich myślach ani przewidywać, czego sobie życzysz. Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione, musisz to wyraźnie i jasno powiedzieć. Jasno przedstaw swoje oczekiwania i ich przyczyny. Dopilnuj, aby "nowy" zrozumiał swoje obowiązki, wiedział, jakie zadania należą do niego i dlaczego są one istotne. Przedstaw szerszy obraz sytuacji (miejsce działu w firmie, powiązania, zależności), wkomponuj jego stanowisko w pracę całego zespołu. W ten sposób pomagasz pracownikowi w znalezieniu jego miejsca w pracy.
Nowy pracownik może niechętnie zadawać pytania lub mieć za mało informacji pozwalających na sformułowanie pytań, które powinny być zadane. Musisz zatem od czasu do czasu sprawdzać, czy wszystko jest dla niego zrozumiałe.
KROK TRZECI - Zaprezentuj kryteria ocena pracy.
Precyzyjnie przekaż, według jakich kryteriów będziesz oceniał pracę nowego podwładnego. Jeśli stosujesz np. metody coachingowe, poinformuj pracownika na czym one polegają i w jakich okolicznościach z nich korzystasz.
Omówienie kryteriów oceny to dobry moment, abyś zadeklarował wsparcie i pomoc w rozwiązywaniu przez pracownika problemów zawodowych. Określ, kiedy jesteś dostępny, kto ewentualnie jeszcze może służyć pomocą.
KROK CZWARTY - Przedstaw zasady współpracy obowiązujące w zespole.
Poinformuj pracownika o tym, jak pracuje zespół. Jakie obowiązują w nim stosunki, jaka jest rola każdego z członków zespołu, kiedy odbywają się spotkania - podczas których ustalane i omawiane są zadania, jakie wartości są cenne dla zespołu. Możesz przytoczyć np. misję stworzoną przez zespół i okoliczności jej powstania. Poproś, aby nowy pracownik zastanowił się, o co - jego zdaniem - można ją uzupełnić.
KROK PIĄTY - Na bieżąco przekazuj informacje zwrotne.
Przez kilka pierwszych tygodni lub miesięcy szukaj okazji do przedstawienia oceny nowego pracownika w formie pochwał. (Ludzie mają tendencje do powtarzania docenianych zachowań.) Pamiętaj, aby pochwały były konkretne, pełne i szczere. Wszelkie wsparcie i uznanie z Twojej strony na początku Waszej współpracy będzie procentowało w przyszłości.
Na bieżąco zgłaszaj również swoje uwagi.
Uwagi krytyczne są zawsze trudne dla podwładnego. Szczególnie obawiają się ich nowi pracownicy. Pamiętaj, zatem, by wszelkie przekazywane informacje były jak najbardziej konkretne i sprawdzone. Szczególnie zadbaj o czytelność intencji używając wyjaśnień typu: "Chcę Ci pomóc w udoskonaleniu Twoich działań, nie jest moją intencją koncentrowanie się na powstałej szkodzie ani poszukiwanie winnego". Treść krytyki musi być wyważona i precyzować zarówno te elementy działania pracownika, które są dobre lub zadowalające, a także określać te, które należy zmienić lub wykonać inaczej.
Przekazując podwładnemu ocenę jego pracy, pomagasz mu nabrać właściwych nawyków, zanim zdążą się ugruntować nawyki niepożądane. W ten sposób dajesz również "nowemu" wyraźne sygnały, jakie zachowania cenisz.
W okresie "adaptacji" nie tylko Ty pilnie obserwujesz. Jesteś również bacznie obserwowany. Nowi pracownicy ze szczególną uwagą przyglądają się swoim nowym szefom. Dlatego warto wykorzystać ten moment do zebrania informacji od nowego pracownika, w myśl zasady "Nowy widzi więcej". Szczególnie cenne mogą okazać się jego spostrzeżenia na temat zespołu, przełożonego, czy w końcu samych warunków pracy. Możesz zapytać go o to, jak ocenia atmosferę pracy w zespole, co mu pomaga, co przeszkadza, jakiego wsparcia oczekiwałby od zespołu, przełożonego, jak ocenia warunki pracy, co by usprawnił...
Na koniec pamiętaj: standardem pracy w Twoim zespole staje się nie to, co deklarujesz, ale to jak postępujesz. Przykład, jaki dajesz swoją postawą w dalszym okresie wspólnej pracy jest najlepsza formą weryfikacji początkowych ustaleń.