Budowanie zespołu
Jak grupę indywidualistów nauczyć zgodnej i efektywnej współpracy

Od kilku miesięcy kieruję międzywydziałowym zespołem do spraw poprawy komunikacji. Nie mam wątpliwości, że moi nowi współpracownicy są specjalistami w swoich obszarach, jednak mało który z nich patrzy na swoje obowiązki i zadania przez pryzmat całego zespołu. Mam jednak świadomość, iż dla powodzenia tego projektu powinniśmy działać zespołowo. Jakie kroki powinienem podjąć, by z grupy indywidualistów, z których każdy ma swoje obowiązki, stworzyć jednorodny zespól zorientowany na realizację wspólnych celów?.

Czym różni się zespół od luźno związanej ze sobą grupy osób? Zapewne znasz odpowiedź na tak postawione pytanie - członków zespołu łączy wspólny cel oraz zaangażowanie, aby cel ten osiągnąć. W jaki sposób lider zespołu może wpłynąć na to zaangażowanie? Jak nakłonić grupę luźno powiązanych ze sobą osób do zaakceptowania wspólnego celu? Jak podtrzymać owo zaangażowanie w miarę upływu czasu?

Tworzenie zespołu jest procesem przebiegającym stopniowo. Należy określić tożsamość zespołu, wspólne cele oraz wspólną wizję działania, której będą w stanie podporządkować się wszyscy członkowie zespołu. Niezbędne jest ustalenie reguł współpracy, których przestrzeganie ograniczy konflikty oraz usprawniani procesy wewnątrzgrupowe. Każdy członek zespołu musi mieć wyznaczoną rolę oraz indywidualne cele do zrealizowania.

Aby z grupy osób, z którymi pracujesz, powstał zespól zgrany zespół, powinieneś - jako jego lider - podjąć kilka niezbędnych działań.

Wspólnie ustalcie reguły współpracy

W przypadku nowego zespołu ustalenie zasad organizujących jego pracę ma wysoki priorytet - to jedna z pierwszych czynności lidera zespołu.
Reguły współpracy to przyjęte przez wszystkich członków zespołu zasady, które regulują sposób współdziałania między nimi. Dotyczą one między innymi: sposobu prowadzenia zebrań, dyskusji oraz organizowania wszystkich kontaktów między członkami zespołu.

Wspólnie sformułujcie misję zespołu

Członkowie zespołu nie będą gotowi przystąpić do konstruktywnej pracy, dopóki nie uzyskają odpowiedzi na pytanie: "Po co się tu znaleźliśmy?".
Pierwszym krokiem na drodze budowania zespołu jest zatem opracowanie wspólnej definicji celu zespołu. Definicja ta powinna uwzględniać cel stawiany zespołowi przez firmę. Przedstaw go zatem członkom zespołu, sprawdź jego rozumienie, odpowiedz na pojawiające się pytania i wątpliwości. Zapoznaj zespół z oczekiwaniami stawianymi przez firmę.

Następnie poprowadź dyskusję na temat misji zespołu. Możesz zadać następujące pytania:

• W jakim celu został stworzony nasz zespół?
• Dlaczego my zostaliśmy do niego wybrani?
• Jakie realne wartości może przynieś nasza praca firmie
• Jak określiliby cele naszego zespołu Klienci
• Co chcielibyśmy osiągać?

Pamiętaj o tym, by dać członkom zespołu kilka minut na samodzielne przygotowanie odpowiedzi, następnie zapisz je na tablicy i poproś o wyróżnienie wspólnych tematów. Ważne jest również to, by każdy z uczestników dyskusji indywidualnie zadeklarował, czy zgadza się z opracowaną misją. Zanim zamkniesz dyskusję na temat misji zespołu, sprawdź, czy cieszy się ona poparciem wszystkich jego członków.

Wspólnie wyznaczcie cele i zadania

Po ustaleniu swojej misji, zespół powinien ją wyrazić w kategoriach konkretnych celów i zadań. Dzięki temu członkowie zespołu zmierzają w jednym kierunku, zgodnie z linią działania całej firmy.

Zachęć zatem członków zespołu do udziału w dyskusji zadając następujące pytania:

• Jakie konkretne cele musi zrealizować zespół w ciągu (i w jakich ramach czasowych), aby zrealizować misję?
• Jakie konkretne działania powinniśmy podjąć (i w jakich ramach czasowych), aby przybliżyć się do zrealizowania misji?

Sprawdź, czy każdy cel jest konkretny, wymierny i uwzględnia limity czasowe. Zamykając dyskusję nad ustalaniem celów, stwórzcie grafik umożliwiający wam planowanie, monitorowanie i mierzenie postępów.

Współpracujcie ze świadomością celu

Omów z każdym członkiem zespołu jego zadania i obowiązki w powiązaniu z celami zespołu. Zapoznaj każdego z członków zespołu zarówno z treścią jak i uwarunkowaniami ich zadań i obowiązków. Zadawaj pytania i sprawdzaj na ile pracownicy rozumieją ogólny obraz oraz swoją rolę w zespole. Rozważaj propozycje poszczególnych członków zespołu, zachęcaj ich do konsultacji z pozostałymi współpracownikami. Naucz swoich pracowników, że różnice zdań stwarzają okazję do wzmacniania i scalania pracy zespołowej. W sytuacjach konfliktowych odwołujcie się do celów całego zespołu w nich poszukując płaszczyzny porozumienia.

I najważniejsze - angażuj wszystkich członków zespołu w opisane wyżej działania. Dzięki temu każdy z nich będzie wiedział, skąd wzięły się jego obowiązki i zadania, a także, jaki wpływ mają one na pracę zespołu oraz jak składają się one na realizację jego celów.