W jaki sposób uświadamiać pracownikom związek ich codziennych działań z długofalowymi celami firmy?

Pracuję z grupą młodych menedżerów projektu. Czasem mam wrażenie, że w swojej codziennej pracy zapominamy o podstawowej rzeczy, jaką jest strategia firmy i jej długofalowe cele. Jakoś niezręcznie się czuję, przypominając podwładnym o tym, że ich działania są czymś więcej niż tylko jednorazowym otwartym i zamkniętym projektem. Jak nie narażając się na pompatyczność uświadamiać pracownikom szerszy kontekst ich działania?

Skuteczne zarządzanie w dzisiejszym skomplikowanym świecie biznesu i zachowanie równowagi pomiędzy strategią a codziennością wymaga wysokich kompetencji, zwłaszcza interpersonalnych, co potwierdza opisana przez ciebie sytuacja. Każdy pracownik powinien mieć jasny obraz tego, dokąd zmierza organizacja i dlaczego taki właśnie kierunek wybrała. Bez tego będzie się on koncentrować wyłącznie na codziennych zadaniach, zapominając, czemu konkretnie one służą.

Od ogólnego mówienia o celach organizacji, dużo skuteczniejsze jest zastosowanie takiej oto procedury:

1. Przemyśl kierunek wytyczony przez organizację.
2. Przygotuj informacje dla pracowników.
3. Przekaż adekwatne informacje swoim podwładnym.

Adekwatne informacje, to informacje dostosowane personalnie do pracownika, do sytuacji, w jakiej się znaleźliście oraz do jego zadań. Bardzo często informacje przekazywane w rozmowie "jeden na jeden" uzyskują lepszy efekt. Pamiętaj, że wyznaczanie kierunku to nie tylko jedno poważne przemówienie do zespołu, ale przede wszystkich szereg rozmów z pracownikami - na korytarzu, w kafejce, w sytuacji kryzysowej. Taka procedura informowania na pewno nie narazi cię na śmieszność i pompatyczność.

Jednorazowe poinformowanie pracowników o kierunkach rozwoju wytyczonych przez firmę nie załatwi nam raz na zawsze zaangażowania ludzi w cele strategiczne. Należy nadal pracować nad tym, by ten zaangażowany i świadomy kurs utrzymać.
Twoi pracownicy powinni nie tylko wiedzieć, w którą stronę zmierza organizacja - muszą pracować jak najlepiej, by kierunek ten wspierać. Aby tak było, musisz przekazywać im solidne informacje zwrotne na temat tego, które z ich działań są zgodne, a które zbaczają ze strategicznego kierunku organizacji. Aby te informacje nie budziły obronnych i personalnych reakcji i jednocześnie uświadamiały długofalowy kierunek pracownikom, możesz zachowywać następującą procedurę:

1. Wskaż pozytywne i negatywne aspekty ich działań.
2. Ustal sposób zachowania pozytywów i wyeliminowania negatywów.

Wzmocnieniem dla właściwie ukierunkowanego zaangażowania podwładnych są niewątpliwie przekazywane im wyrazy uznania i konkretne nagrody.
Jak chwalić, aby uniknąć wrażenia pompatyczności? Rozważ zastosowanie następującej procedury:

1. Wskaż działanie, które chwalisz: Twoja prezentacja na temat procedur kontroli jakości zawierała pomysły, nie tylko mało kosztowne, ale i możliwe do szybkiego wdrożenia.
2. Przedstaw korzyści: Dzięki temu możemy je szybko wdrożyć nie nadwerężając tegorocznego budżetu.
3. Wyraź uznanie: Potrzebujemy takiego podejścia jak Twoje, dziękuję Ci.