Jak być dobrze poinformowanym
czyli jak postępować, gdy ktoś nie dzieli się z Tobą ważnymi informacjami...

Byłem o krok od podpisania kontraktu mojego życia z ważnym Klientem. Długo przed spotkaniem analizowałem punkt po punkcie tekst umowy. Wydawało mi się, że przewidziałem wszystkie możliwości negocjacyjne. Pewnym krokiem wchodzę do sali obrad, a po 10 minutach moja pewność siebie ulatuje....Okazuje się, że niedawno weszła w życie nowa ustawa, która zmienia całkowicie sytuację. Gorączkowo przeszukiwałem w myśli wszystkie informacje z działu prawnego, jakie otrzymałem w ciągu ostatniego miesiąca... Czy naprawdę muszę dowiadywać się o takich faktach od Klienta?!...

W sytuacjach zawodowych spotykamy się z przypadkami, gdy nie otrzymujemy na czas niezbędnych informacji. Owocuje to czasem błędnymi decyzjami, słabszą pracę, stratą czasu i pieniędzy. Co zrobić, by takie sytuacje nie zdarzały się w przyszłości? Jak wpłynąć na zmianę postępowania ludzi, którzy nie dostarczają Ci istotnych informacji?
Na początek zacznij od siebie, czyli

Poznaj swoje potrzeby

Poświęć trochę czasu na to, by przemyśleć i jasno określić, jaki rodzaj informacji jest Ci potrzebny. Rozważ to spokojnie, nie przesadzając ani in plus, ani in minus. Jeśli będziesz wymagał, by informowano Cię o wszystkim, szybko zostaniesz przytłoczony przez nadmiar danych nie do przyswojenia. Z drugiej jednak strony - bezwzględnie potrzebujesz dostatecznej ilości informacji, by móc "trzymać rękę na pulsie" i dobrze spełniać swoje obowiązki. Napisz więc, powiedz,

Zakomunikuj, co Ci jest potrzebne

Gdy określisz konkretnie swoje potrzeby informacyjne, powiadom o nich swoich współpracowników. Nie ograniczaj się jedynie do powiedzenia, "jakich" informacji potrzebujesz. Powiedz innym również, "dlaczego" są one dla Ciebie niezbędne. Wiedząc o tym, do czego potrzebne są Ci dane informacje, ludzie będą mieli pełniejszy obraz Twoich potrzeb i chętniej będą się dzielili posiadanymi informacjami. Jest to szczególnie ważne w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Twoi współpracownicy będą wówczas wystarczająco zorientowani, by określić, czy dane informacje będą Ci przydatne. Pamiętaj, że

Informacje powinny przepływać dwukierunkowo

Jeżeli oczekujesz, by inni dzielili się z Tobą informacjami, pamiętaj by robić to samo. W użytecznej formie i terminowo.

Dlaczego znów nie wiesz

Zdarza się, że choć określasz swoje potrzeby informacyjne, komunikujesz je jasno swoim partnerom, pamiętasz o ich potrzebach informacyjnych, to jednak wciąż zdarzają się sytuacje, że nie uzyskujesz potrzebnych Ci informacji na czas.
Przede wszystkim powściągnij emocje i spróbuj skupić się na rozwiązaniu problemu. Pragniesz przecież, by takie sytuacje nie powtarzały się w przyszłości. Porozmawiaj z daną osobą i dowiedz się, dlaczego nie uzyskujesz od niej niezbędnych informacji. Podejmij decyzję w zależności od uzyskanej odpowiedzi:

• "Nie sądziłem, że...."
  Jeżeli ktoś nie zdawał sobie sprawy z konieczności przekazania Ci określonych danych, jeszcze raz wyjaśnij, czego potrzebujesz i dlaczego.
  
  
• "Nie mam czasu..."
  Co zrobić, gdy dana osoba świadomie zdecydowała, by nie przekazywać Ci informacji, gdyż uważała, że są niepełne bądź stosunkowo mało ważne z Twojego punktu widzenia? Zdarzyć się również może, że Twój niedoszły "informator" jest tak zajęty swoimi zadaniami, że nie ma dość czasu, aby poświęcić się zbieraniu informacji, których Ty potrzebujesz. W obu sytuacjach niezbędne jest dokonanie wyważonej oceny takiego postępowania i poszukanie sposobów rozwiązania tego problemu. Możecie wybrać odpowiadający Wam obu termin na regularne spotkania, możecie z większym wyprzedzeniem planować termin dostarczenia potrzebnych danych lub też znaleźć inne satysfakcjonujące obie strony rozwiązanie.
  
  
• "To zbyt trudne i skomplikowane..."
  Czasami brak przepływu informacji wynika z różnic potrzeb i priorytetów. Współpracownicy chętnie dostarczyliby Ci niezbędnych danych, lecz może wymaga to od nich zbyt dużego wysiłku? Gdy jasno określisz, dlaczego jest dla Ciebie ważne uzyskiwanie tych danych i poświęcisz chwilę na to, by zrozumieć co i dlaczego jest ważne dla Twojego współpracownika, masz szansę wypracowania wspólnie akceptowalnych rozwiązań. Może się bowiem okazać, że na sprawę należy spojrzeć szerzej - w kategoriach całego działu lub firmy - i z tej perspektywy przeanalizować przepływ informacji. Może potrzebne jest wdrożenie nowego systemu przepływu informacji?
  
  
• "Boję się o tym mówić..."
  A co robić, gdy inni z niejasnych powodów często zapominają poinformować Cię o czymś? Zastanów się, czy źródłem problemu nie jesteś Ty sam. Przeanalizuj sposób, w jaki współpracujesz z innymi. Jak reagujesz na złe wieści? A może uważasz, że nie można nikomu zaufać - co z kolei powoduje, że inni nie będą z Tobą szczerzy? Staraj się świadomie kontrolować swoje emocje, gdy ktoś przyniesie złe wiadomości lub zaproponuje pomysł, który uważasz za beznadziejny. Policz do 10, weź głęboki oddech, postaraj się założyć, że jest w wypowiedzi coś pozytywnego. Uzyskaj konkretny obraz sytuacji, upewnij się, czy dobrze wszystko rozumiesz i dopiero wtedy zajmij się rozwiązaniem problemu.

I nie zapominaj chwalić ludzi, którzy przychodzą do Ciebie z informacjami, o które prosisz. Podjęli wysiłek, by dostarczyć Ci dane w użytecznej formie i na czas. Jeśli ich pochwalisz, wzmocnisz ich motywację i przekonanie, że to, co robią jest potrzebne i istotne.