Jak efektywnie przeprowadzić zebranie?

Zauważyłem, że zmorą współczesnych organizacji jest niekończąca się liczba spotkań, odpraw itp. Także w mojej firmie bardzo wiele czasu spędzamy na zebraniach. Każde z nich przedłuża się średnio o 30, 40 minut. Są długie, nudne i odbywają się bez względu na to, czy jest coś ważnego do omówienia czy nie. Nikt nie pilnuje ustalonego planu, a ze zgłaszanych pomysłów nic nie wynika. Nie pamiętam, aby któraś z "innowacji zebraniowych" została wprowadzona w życie. Ostatnio łapię się na tym, że wynajduję wszelkie możliwe wymówki, by się od tych zebrań wymigać. W moim przedsiębiorstwie tradycją jest zmiana osób prowadzących. Niebawem ja zadebiutuję w tej roli.
W jaki sposób mogę uniknąć błędów? Chciałbym pokazać moim kolegom, że zebranie może być poprowadzone sprawnie i co najważniejsze - kończyć się zamknięciem tematu i rozdzieleniem zadań.

Efektywne zebrania są dziś w cenie. Jak zatem uczynić z zebrania efektywne narzędzie przekazania informacji i wypracowania pomysłów? Oczywiście, są sposoby na to, aby miało ono konstruktywny przebieg. Warto pamiętać, że efektywne zebrania nie są kwestią przypadku. Nawet jeśli zwołuje się je w najbardziej odpowiedniej chwili, konieczne jest wcześniejsze wykonanie szeregu działań i podjęcie określonych decyzji.

Poniższe wskazówki usprawnią każde spotkanie, oczywiście pod jednym warunkiem - konsekwentnego ich zastosowania.

Przede wszystkim należy zastanowić się, czy zwołanie zebrania jest rzeczywiście konieczne. W wielu firmach praktyką stało się "przegadywanie" każdego tematu na zebraniu. Trudno zatem w takiej sytuacji o rzeczywiste zaangażowanie uczestników. Jako prowadzący powinieneś odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Czy zebranie jest najlepszą metodą osiągnięcia pożądanych efektów?
• Czy sprawa, której ma dotyczyć zebranie jest na tyle skomplikowana, że nikt w przedsiębiorstwie nie ma na jej temat dostatecznych informacji?
• Czy do realizacji planu działania konieczne będzie poparcie całej grupy?
• Czy termin zebrania jest odpowiedni i pozwoli na osiągnięcie zamierzonego celu?

Jeśli odpowiesz twierdząco na większość z tych pytań - z czystym sumieniem zacznij planować zebranie.
W przeciwnym razie zastanów się nad inną formą komunikacji - np. rozesłaniem pisma, wywieszeniem ogłoszenia, przeprowadzeniem indywidualnych rozmów. Wszyscy potencjalni uczestnicy kolejnego zebrania będą ci wdzięczni za uszanowanie ich cennego czasu.

OKREŚL CEL I POŻĄDANE EFEKTY ZEBRANIA

Precyzyjne ustalenie, po co organizujemy zebranie i jakie mają być jego rezultaty, pozwala nam koncentrować dyskusję na konkretnych tematach, którym poświęcone jest spotkanie i wprowadzenie większej dyscypliny wśród jego uczestników. Powracając na końcu zebrania do tych założeń, możemy ocenić skuteczność zebrania. Jeżeli przyjmiemy, że celem spotkania jest np. omówienie wyników sprzedaży za ostatni kwartał, to jego efektem będzie określenie planu działania, sporządzenie listy najlepszych praktyk handlowców, dzięki którym możliwe będzie uzyskanie najlepszych wyników itp.

WYBIERZ I PRZYGOTUJ UCZESTNIKÓW ZEBRANIA

Większość ludzi nie czyta materiałów, które do nich wysyłasz. Tygodniowo dostają ich aż nadto i zapewne wybiorą zapewne te, które stanowią krótkie streszczenie tematu. Zaproś osoby, których udział będzie konieczny do osiągnięcia celów zebrania. Uwzględnij zarówno pracowników, których będą dotyczyć podejmowane decyzje, jak również tych, którzy mogliby w znaczący sposób utrudnić wprowadzenie ich w życie.

USTAL DOGODNĄ PORĘ SPOTKANIA

Pamiętaj o dogodnej porze zebrania - jeśli mają służyć podjęciu ważnych decyzji, to należy je organizować wtedy, kiedy pracownicy są w najlepszej formie, czyli w godzinach porannych. Roześlij uczestnikom porządek obrad. Podaj cel oraz pożądane efekty oraz zakres niezbędnego przygotowania się uczestników do spotkania.

NIE NARZUCAJ WŁASNYCH OPINII

Zebranie przyniesie najlepsze wyniki, jeśli zapewnisz aktywny udział wszystkich uczestników. Dzięki temu nikt nie zdominuje dyskusji, a co najważniejsze, zostaną zaprezentowane i omówione wszystkie istotne kwestie. Pamiętaj jednak, że nic tak nie powstrzymuje pracowników przed zabraniem głosu, jak dominująca i promująca swoje pomysły osoba prowadząca zebranie. Narzucając własne opinie możesz zniechęcić ich do wyrażenia własnego zdania - zwłaszcza w sytuacji, gdy jesteś ich przełożonym. W rezultacie ostudzisz ich zapał, zmarnujesz okazję do zapoznania się z dobrymi pomysłami, a nawet utracisz zaangażowanie zebranych. Wyjaśnij uczestnikom, jakiej oczekujesz od nich formy udziału w zebraniu. Okazuj, że cenisz ich pomysły, uwagi i opinie. W razie wątpliwości wyjaśniaj i parafrazuj ich wypowiedzi.

ZAPLANUJ BURZĘ MÓZGÓW

Zorganizuj burzę mózgów, aby uzyskać nowe pomysły. Nie pozwól na ich krytykowanie - wszystkie, nawet najbardziej nietypowe, zapisuj na tablicy. Zwróć uwagę na koncepcje sprzeczne z opinią ogółu, okazując wsparcie ich autorom. Taka postawa zapewni ci obiektywizm i jest pozytywnie odbierana przez grupę. Podziękuj wszystkim za aktywny udział i okaż uznanie dla ich pracy. Dokładnie powiedz, co dalej stanie się z wygenerowanymi podczas zebrania rozwiązaniami.
Jeśli uważasz, że twój pomysł jest najlepszy, a przecież masz do tego prawo, przedstaw go zebranym i poproś o ich opinie. Burza mózgów jest wówczas zbędna - inaczej uczestnicy odnieśliby wrażenie, że nimi manipulujesz.

PROGRAM ZEBRANIA REALIZUJ ELASTYCZNIE

W trakcie zebrania podstawowym zadaniem prowadzącego jest realizacja zaplanowanego porządku obrad. Musisz zatem kontrolować treść poszczególnych wypowiedzi, jak też dbać o należytą formę spotkania. Nie jest to łatwe i wymaga koncentracji. Oto kilka sposobów kontrolowania tempa takich obrad:

• kiedy dyskusja zaczyna odbiegać od tematu, odwołaj się do ustalonego porządku lub zasad organizacyjnych;
• jeśli pojawi się jakiś nowy temat, który interesuje uczestników, zapisz go na tablicy i uzgodnij z nimi, kiedy powrócicie do jego omawiania;
• zanim przejdziesz do następnego tematu, uzyskaj zgodę grupy;
• przyspiesz tempo dyskusji, jeżeli zespół nie może znaleźć rozwiązania, pomysły zaczynają się powtarzać, zaś uczestnicy wyglądają na znudzonych lub zmęczonych;
• zwolnij tempo obrad, jeśli uczestnicy zbyt szybko dochodzą do konkluzji nie poświęciwszy wystarczająco dużo czasu na omówienie tematu;
• od czasu do czasu podsumuj ustalenia i proś uczestników o ich potwierdzanie;
• informuj grupę o postępach w osiąganiu celu zebrania.

ROZDZIEL ZADANIA NA CZAS PO ZEBRANIU

Prowadzący zebrania często popełniają pewien błąd: w chwili, gdy uczestnicy wypracują już konkretną decyzję, czują taką ulgę, że rozpoczynają dyskusję na kolejny temat zapominając o zaplanowaniu dalszych działań. Aby uniknąć takich niedociągnięć, prowadzący musi poświęcić czas na rozdzielenie zadań. Konieczne jest, aby każdy z uczestników opuszczał zebranie dokładnie wiedząc, co ma zrobić.

Szczegółowo opisz zadania do wykonania, ustal terminy i wskaż osoby odpowiedzialne za ich realizację, a także przedstaw metody sprawdzenia postępów. Przedstaw również trudności, jakie mogą napotkać uczestnicy oraz podaj plan rezerwowy w przypadku pojawienia się problemów. Ponownie omów wyznaczone zadania pod koniec zebrania, jeśli zmieniły się one w trakcie dyskusji.

SPRAWDŹ CZY OSIĄGNĄŁEŚ ZAMIERZONY CEL

Na koniec zebrania sprawdź, czy osiągnąłeś wszystkie zamierzone cele. Jeśli nie, zapytaj uczestników, co wam przeszkodziło w uzyskaniu oczekiwanych rezultatów i w jaki sposób można by uniknąć podobnej sytuacji w przyszłości.
Powszechnie uważa się, że przekazanie odpowiedzialności za przebieg zebrania jego uczestnikom jest jednoznaczne z pozbawieniem się wpływu na merytoryczny wynik spotkania. Nic bardziej mylnego. Jeśli prowadzący skoncentruje się na zapewnieniu pracownikom warunków sprzyjających wymianie opinii i pomysłów, nie powinien obawiać się ani utraty swojego autorytetu, ani tego, że wygenerowane pomysły będą mało wartościowe.