Jak wyjaśniać pracownikom zadania i sprawdzać rozumienie polecenia?

Jestem pracownikiem działu księgowości i członkiem zespołu windykacyjnego, w skład którego wchodzą oprócz mnie osoby z działu finansowego i prawnego. Zespół ten został powołany w celu zwiększenia skuteczności egzekwowania należności od naszych kontrahentów. Na każde jego spotkanie muszę mieć przygotowane zestawienie zobowiązań płatniczych dłużników - opracowuje je moja podwładna. Niestety, nie zdarzyło się jeszcze, aby uczyniła to w odpowiedniej formie - za każdym razem sam muszę odszukiwać dane w systemie i uzupełniać tabele. Zajmuje mi to dość dużo czasu. Co mam zrobić w takiej sytuacji? Dlaczego pracownica nie spełnia moich oczekiwań, choć ma niezbędną wiedzę?

Delegowanie obowiązków, jak i właściwe ich wypełnianie przez pracowników w dużym stopniu zależy od skutecznej komunikacji. Jeśli podwładna w nieodpowiedni sposób realizuje powierzone jej zadanie, to może nie zna twoich wymagań albo akceptowalnych przez ciebie standardów pracy. Dobrze zatem byłoby, abyś udoskonalił umiejętność wyjaśniania podwładnym zadań i sprawdzania ich wykonania.

Niewątpliwie powinieneś zebrać informacje o przyczynach zachowania podwładnej - dlaczego nie wykonuje zadania na zadowalającym cię poziomie. Może przecież być tak, że pracownica jest przekonana, iż sposób zestawiania danych jest dla ciebie wystarczający. Jest też prawdopodobne, że na jej pracę wpływają kłopoty osobiste. Nigdy się o tym nie dowiesz, jeśli z nią nie porozmawiasz i nie wysłuchasz jej argumentów w tej sprawie. Powinieneś też w jednoznaczny oraz zrozumiały sposób zakomunikować tej osobie swoje oczekiwania co do jakości wykonywanej przez nią pracy.
W twoim przypadku możesz wyjaśnić zaistniałą sytuację mówiąc: Przygotowywane przez ciebie zestawienia nie zawierają wszystkich potrzebnych mi informacji. Jakie są tego powody?

Dopiero znając intencje podwładnej będziesz miał niezbędne dane do tego, aby zareagować w odpowiedni sposób. Wcześniej sprawdź jednak, czy dobrze zrozumiałeś jej wypowiedź. Dzięki temu pokonasz bariery komunikacyjne, a w konsekwencji unikniesz niepotrzebnych błędów w ocenie postępowania pracownicy. Należy zwrócić uwagę nie tylko na precyzję wypowiedzi rozmówcy. Istotne jest to, aby uzyskał on pewność, iż został należycie zrozumiany. Kiedy wyjaśniasz podwładnej, w jaki sposób trzeba wykonać zadanie, zadaj jej również pytania dotyczące problemów z jego realizacją.

Zwykle pierwszym impulsem w momencie podejmowania działań na podstawie otrzymanych informacji jest zignorowanie lub niegodzenie się z wypowiedzią rozmówcy. Warto zatem przed powzięciem jakiejkolwiek decyzji związanej z zastosowaniem środków dyscyplinarnych przeanalizować przyczyny wystąpienia problemów. Stosując umiejętności wyjaśniania zadań i sprawdzania ich realizacji będziesz w stanie przezwyciężyć ten impuls.

Jako menedżer musisz wcielać się w wiele ról, aby osiągnąć sukces. Jesteś odpowiedzialny za podejmowanie decyzji dotyczących sposobu wykonywania zadań - nie tylko przez podwładnych, ale często również kolegów na równorzędnych stanowiskach. Omawiana tu umiejętność daje ci pewność, że twoje polecenia będą jasne i zrozumiałe dla współpracowników. Usprawnia też przepływ informacji w firmie na każdym poziomie organizacyjnym.

William Van Dersal w swojej książce "Skuteczne kierowanie ludźmi" stwierdził, że pracownicy zawsze muszą jasno rozumieć, czego się od nich oczekuje oraz muszą mieć wskazówki do wykonania pracy. Warto o tym pamiętać delegując zadania i związaną z nimi odpowiedzialność.