Jak się porozumieć ze współpracownikiem, kiedy następuje konflikt priorytetów w realizacji zadań?

Podczas wykonywania swoich obowiązków wielokrotnie spotykam się z niechęcią moich współpracowników do pracy nad wspólnymi zadaniami. Tak też było ostatnio, kiedy miałem opracować raport dla szefa sprzedaży. Potrzebne mi były dane z działu obsługi Klienta, ale kiedy zwróciłem się z prośbą o pomoc do kolegi - odmówił mi przekazania tych informacji. Swoją decyzję uzasadnił dużym nawałem pracy i niemożliwością wydelegowania pracownika do współpracy ze mną. W efekcie spóźniłem się tydzień z opracowaniem tego sprawozdania. Szef nie był zadowolony, czemu dał wyraz w bezpośredniej rozmowie. Jak mam angażować innych ludzi do udziału w projektach, które nie są dla nich zadaniami priorytetowymi?

Takie zdarzenia są rzeczywiście przykre. Na pewno czułeś się niezrozumiany przez swojego kolegę, a i rozmowa z szefem sprzedaży nie należała do przyjemności. Pracujesz w zróżnicowanym środowisku, w którym efekty twojej pracy są w dużej mierze zależne od innych osób. I choć często cele tych ludzi są wspólne, to w praktyce powstają konflikty z powodu poważnych rozbieżności dotyczących znaczenia poszczególnych zadań i kolejności ich realizacji. W tego typu sytuacjach przyda ci się umiejętność niwelowania różnicy zdań.

Różnice stanowisk w kontaktach zawodowych najczęściej dotyczą kwestii - co i w jaki sposób należy zrobić, kto powinien to uczynić, kiedy i dlaczego. Pół biedy, jeśli to będzie tylko wymiana zdań. Niekiedy jednak odmienne podejście jest przyczyną ostrego sporu. Cierpią na tym pracownicy, a skutki mogą być bolesne dla całego przedsiębiorstwa.
Kiedy pojawią się różnice w ocenie pracy, bardzo często podświadomie dążymy do przeforsowania swojego zdania. Twój kolega skupił się na realizacji celów działu obsługi Klienta. Rozwiązanie problemu- co zrobić, aby dostarczyć dane mimo braku czasu - zeszło natomiast na plan dalszy. W ten sposób nie stworzymy jednak klimatu współpracy. Nie możemy sobie pozwolić na ignorowanie próśb innych osób - poszczególne jednostki organizacyjne to naczynia połączone i warto pamiętać o wspólnych zamierzeniach.

JAK ZNALEŹĆ WSPÓLNY MIANOWNIK?

Ważne jest, abyś zaakceptował fakt, że ludzie w firmie mają różne priorytety, działają w różny sposób i mają do zrealizowania zadania, z wykonania których - w określonym czasie - rozliczają ich bezpośredni przełożeni. Takie postrzeganie zatrudnionych osób oraz ich pracy pozwoli ci zrozumieć racje twoich rozmówców. Kiedy dojdzie już do różnicy stanowisk, należy najpierw określić, co i dlaczego jest ważne dla ciebie i twojego rozmówcy. A także - co będzie w danej sytuacji najistotniejsze dla firmy.
W twoim przypadku wystąpił konflikt priorytetów w realizacji zadań. Kiedy znajdziesz się w podobnej sytuacji w przyszłości, zacznij niwelować różnicę zdań. Może odmowa twojego kolegi wynikała z niezrozumienia twojej sytuacji, a może nie zdawał sobie sprawy z tego, że brak jego współpracy spowoduje negatywne skutki nie tylko dla ciebie, ale również dla całej firmy. Dopiero poznanie odmiennych stanowisk i motywacji obu stron umożliwia znalezienie rozwiązania satysfakcjonujące obie strony. Takiego, które uwzględniałoby interes przedsiębiorstwa, a nie tylko wyniki poszczególnych działów.
Nie jest jeszcze za późno, żeby wypracować standardy postępowania pomiędzy tobą a pracownikami działu obsługi Klienta. Do sprawy powinieneś wrócić po oddaniu raportu szefowi. I zapytać osobę z tego pionu, jak wyobraża sobie współpracę, jeśli taka sytuacja się powtórzy. Niech zaproponuje swoje rozwiązanie, ty także zgłoś propozycje usprawniające wasze współdziałanie. Znając terminy przygotowywania raportów możecie na przykład ustalić czasowe oddelegowanie pracownika z działu swojego kolegi. Co wcześniej - z uwagi na natłok zajęć - rzeczywiście było niemożliwe. Wkrótce może być i tak, że o pomoc zwróci się do ciebie ktoś z pionu obsługi Klienta. Porozumienie jest niezbędne!

SZEF POMOŻE ROZWIĄZAĆ PROBLEM

Łatwo jest niwelować różnicę zdań, kiedy jesteś przełożonym swojego rozmówcy. Ty znajdujesz się w sytuacji, w której wystąpiła ona pomiędzy osobami na równorzędnych stanowiskach. Możesz nie mieć zatem odpowiedniej władzy, aby nakłonić współpracownika do przygotowania danych. Zwróć się wówczas do waszego przełożonego. To on, po wysłuchaniu argumentów obu stron powinien zdecydować, jakie rozwiązanie należy przyjąć.
Powiadomienie szefa o trudnościach w porozumieniu ze współpracownikiem nie należy traktować jako próby manipulacji, czy też zastraszenia rozmówcy. Od początku ujawniasz przecież swoje intencje, przedstawiasz wagę problemu i konsekwencje, jakie mogą wyniknąć z braku właściwej współpracy.