Jak przekazywać pracownikowi negatywną ocenę jego pracy?

Miałam nieprzyjemną sytuację w firmie. Jeden z moich pracowników, z uwagi na bardzo dobre wyniki, został wyznaczony do samodzielnego poprowadzenia ważnego projektu. Poświęciłam mu dużo czasu, omawiając poszczególne etapy tego przedsięwzięcia, ustaliliśmy szczegółowy harmonogram działania i dobraliśmy grupę współpracowników. Niestety, w trakcie kolejnego spotkania okazało się, że sposób wykonania prac związanych z tym projektem jest inny od zaplanowanego. Zwróciłam na to uwagę pracownikowi i wyraziłam swoje niezadowolenie. Ta negatywna ocena wywołała gwałtowną reakcję emocjonalną z jego strony - był zdenerwowany i zamknął się w sobie nie przyjmując moich uwag. Później zauważyłam spadek jego zaangażowania w realizację projektu i mniejszą motywację do pracy. Czy można uchronić się przed takimi sytuacjami w przyszłości? Jak powiedzieć pracownikowi, że pracuje źle, aby nie demotywować go do dalszej pracy?

Właściwe przekazywanie informacji zwrotnej, zwłaszcza gdy dotyczy nieprawidłowego postępowania współpracowników, ma zasadnicze znaczenie w pracy menedżera. Możesz zapobiec podobnym jak w opisanej sytuacji reakcjom pracownika, stosując umiejętność konstruktywnej krytyki.

Konstruktywna krytyka służy zmianie postępowania danej osoby lub propozycji działań, jaką ci ona przedstawiła - na inne, lepsze. Zanim jednak wypowiesz słowa dezaprobaty, musisz być pewien, że dobrze oceniasz zaistniałą sytuację. Może być przecież tak, że twój pracownik odmiennie realizował projekt, ponieważ wystąpiły okoliczności, o jakich nie wiesz, a które wymagały zmiany poprzednich ustaleń. Warto zatem poświęcić nieco czasu na dokładne zbadanie sprawy przed wyrażeniem opinii, aby uniknąć niesłusznego krytykowania podwładnych.

ZAAKCENTUJ TO, CO POZYTYWNE

Pracownik powinien znać konkretną przyczynę twojej krytyki. Jeśli skupisz się tylko na jego nieprawidłowym postępowaniu, to dowie się wyłącznie o błędach, które popełnił i może wysnuć wniosek, że nie zadowala cię całokształt jego pracy.

Z pewnością poprowadzenie w ten sposób rozmowy pomoże podwładnemu przyjąć uwagi negatywne, a przełożonemu ułatwi ich przekazywanie. Pamiętaj, że celem przedstawienia pozytywnych aspektów zachowań podwładnego nie jest osłodzenie gorzkiej pigułki, którą zaserwujemy za chwilę. Wskazujemy działania, które zostały wykonane właściwie.
Powinniśmy natomiast dostarczyć rozmówcy istotnych informacji, które pomogą mu dokonać zmian na lepsze. Staraj się mówić w sposób jasny i komunikatywny, aby pracownik zrozumiał, czego od niego oczekujesz. Stwierdzenie typu: "Jest pani elegancko ubrana, ale sposób obsługi Klientów woła o pomstę do nieba" z pewnością nie spowoduje poprawy w pracy.

POMÓŻ PRACOWNIKOWI ROZWIĄZAĆ PROBLEM

Twoja rola jako menedżera polega również na wspieraniu pracowników w rozwiązywaniu problemów. Dowiedz się, jakie były przyczyny zmiany sposobu wykonania prac związanych z tym projektem. Jeśli pojawiły się kłopoty z jego realizacją - pomóż mu się z nimi uporać. Kiedy zgłosi ci pomysł, jak to zrobić, przedstaw mu swoje stanowisko na ten temat. Jeśli to ty zaproponujesz rozwiązanie - koniecznie zapytaj go o zdanie. Jeżeli uda ci się zaangażować pracownika do opracowywania zmian, zwiększysz jego motywację do podjęcia ostatecznie zaplanowanych działań.

KIEDY KONSTRUKTYWNA KRYTYKA JEST NIEUZASADNIONA

Oczywiście, są też sytuacje, w których jako szef masz prawo wyrazić tylko negatywną opinię - kiedy pracownik narusza obowiązujące w firmie regulaminy, jego działania są niebezpieczne i stwarzają zagrożenie dla innych osób, lub wtedy, gdy pomimo twoich interwencji nie zmienia swojego zachowania.
Konstruktywna krytyka skierowana pod adresem pracowników nie jest łatwą sprawą, szczególnie gdy pożądane są zmiany ich zachowań w realizacji ważnych zadań. Niejednokrotnie będziesz odczuwać z tego powodu zakłopotanie, ale jeśli potrafisz odpowiednio przedstawić swoje zastrzeżenia co do postępowania podwładnych - przyniesie ci to wiele korzyści. Może stać się stałym elementem systemu oceny pracy, przydatnym w dokonywaniu ewentualnych korekt. W ten sposób pokażesz, że szanujesz dokonania członków swojego zespołu i zależy ci na ich rozwoju zawodowym.