Sprawiedliwość,
czyli ocena pracy zespołowej.

Jestem liderem projektu. Osoby, które w nim uczestniczą przykładają się do niego w różnym stopniu. Część z nich ciężko haruje, a inni zbijają bąki. Widzę to i zastanawiam się, co z tym zrobić. Z jednej strony to rozumiem, dla każdego z nas jest to dodatkowa praca i czasem nawet podziwiam osoby, które tak umiejętnie potrafią się wymigać. Z drugiej strony szlag mnie trafia i łaknę sprawiedliwości i uporządkowania tych spraw. Jestem zniechęcony. Myślę sobie, że Ci, którzy ciężko pracują to widzą i oczekują jakiejś reakcji z mojej strony i równomiernego obciążenia. Jeżeli nic nie zrobię to obawiam się, że nawet Ci zaangażowani utracą swój zapał. Co powinien zrobić?

Prowadząc projekt często mamy do czynienia z sytuacją nierównomiernego zaangażowania się poszczególnych osób. Efekty pracy zespołu zależą od wkładu pracy poszczególnych osób i jeśli ktoś nie wywiązuje się ze swoich zadań, nie dotrzymuje terminów odbija się to na pracy całego zespołu oraz wpływa na motywację innych osób. Często nasza niechęć do udziału we wspólnych zadaniach bierze się z naszych doświadczeń, w których my pracowaliśmy ciężko, inni nie, a laury, bądź krytykę otrzymywał cały zespół. Pamiętamy pewnie też sytuacje, gdy pracowaliśmy za kogoś, ponieważ miał on ważne powody: inne nagłe zadania zawodowe, dzieci, rodzina, choroby i chociaż przyjmowaliśmy te wyjaśnienia to pozostawała w nas gorycz i irytacja na samego siebie, że dajemy się tak wmanewrować. Spróbujmy, więc przeciwdziałać takim doświadczeniom i zadbać o komfort osób, które wspólnie realizują zadania.
Jeżeli jesteś w trakcie realizacji projektu zrób stop-klatkę i zorganizuj spotkanie, poświęcone dotychczasowej pracy. Możesz skoncentrować się na ocenie postępów w realizacji projektu albo efektywności współpracy w zespole.

Ocena postępów

Wyjaśnij członkom zespołu, że celem spotkania jest ustalenie stopnia realizacji wyznaczonych zadań, określenie możliwych problemów i wyciągnięcie wniosków z dotychczasowych działań. Powiedz, że zależy Ci na omówieniu stanu obecnego i nie chcesz koncentrować się na szukaniu winnych. Być może będziesz musiał powracać jeszcze wielokrotnie do tej reguły - nie obwiniamy się wzajemnie i przypominać ją w trakcie późniejszej dyskusji. W widocznym miejscu zawieś planszę z podziałem zadań i harmonogramem ich realizacji. Wspólnie oceńcie stopień zaawansowania realizacji każdego z celów i terminów. Zachęcaj uczestników do dyskusji zadając pytania:

• Jakie działania oceniamy pozytywnie?
• Z jakimi problemami, przeszkodami zetknęliśmy się?
• W jaki sposób zamierzamy przeciwdziałać tym przeszkodom lub problemom?

Po zdiagnozowaniu stanu obecnego zaproponuj weryfikację podziału zadań i harmonogramu prac tak, aby uwzględniały one możliwości poszczególnych członków zespołu: ilość, kompetencje i terminowe wykonanie. Zatroszcz się o to, aby podział zadań był fair i sam zwracaj uwagę obecnym na nierównomierność obciążenia np. "Sądzę, że X i Y wzięli na siebie zbyt wiele, przyjrzyjmy się temu jeszcze raz", "Pamiętajmy, że Z zrobił ostatnio., a w tej chwili znowu ma dla nas przygotować.Dajmy mu trochę odetchnąć", "Kilku nas zapisało się tylko do łatwych zadań. Czy możecie zrobić coś jeszcze?". Podczas spotkania może okazać się, że niektóre osoby zechcą wycofać się z projektu i zaproponują na swoje miejsce kogoś, kto będzie w stanie zaangażować się w projekt. Natomiast Ci, którzy pozostaną, a do tej pory niewiele robili w projekcie po ponownym podziale poczują się silniej zobligowani do wypełniania przyjętych przez siebie zadań. Aby zapobiec powtórzeniu się tej sytuacji powinieneś jako lider zespołu trzymać rękę na pulsie i kontrolować postępy zespołu w przyszłości.

Samoocena zespołu

Inną drogą do poprawienia efektywności pracy grupowej jest próba wzmocnienia i rozwój zespołu. W tym przypadku skupiamy się na poprawieniu komunikacji między członkami zespołu i zbudowaniu silniejszych więzi. Celem spotkania poświęconego samoocenie zespołu jest omówienie współpracy pomiędzy jego członkami oraz stworzenie planu jej ulepszenia. Aby zachować odpowiednią dozę obiektywizmu i utrzymać pozytywny kierunek dyskusji na spotkaniu warto przygotować do niego członków zespołu. Dobre przygotowanie może polegać na wypełnieniu przez wszystkich kwestionariusza dotyczącego pracy zespołu zatytułowanego na przykład "Na ile dobrze się nam ze sobą współpracuje?". Pytania/stwierdzenia zawarte w kwestionariuszu powinny dotyczyć zespołu jako całości, a nie poszczególnych jego członków. Odpowiedzi mogą mieć formę skali od 0 do 5 (gdzie 0 oznacza zdecydowanie się nie zgadzam, 5- zdecydowanie się zgadzam). Przykładowe twierdzenia to: zespół dokładnie wie, co ma robić; członkowie zespołu zgłaszający pomysły spotykają się zachętą i wsparciem; członkowie zespołu swobodnie wyrażają swoje rzeczywiste poglądy; wsłuchujemy się w opinie wszystkich członków zespołu; kiedy podejmujemy jakąś decyzję, każdy bierze czynny udział w jej podejmowaniu; informujemy siebie nawzajem o swoich odczuciach itp. Przy opracowywaniu pytań do kwestionariusza zwracamy uwagę na te aspekty pracy zespołu, które nas niepokoją. Na spotkaniu zespołu omawiamy wyniki kwestionariusza. Każdy z obecnych oblicza swoją średnią, możemy również obliczyć średnią dla całego zespołu i przyjrzeć się odpowiedziom na poszczególne pytania. Dyskusję prowadzimy na temat mocnych i słabych stron zespołu zauważanych i doświadczanych przez obecnych. Pomocne bywają pytania:

• Na które problemy przedstawione w kwestionariuszu zespół powinien zwrócić największą uwagę i dlaczego?
• W jaki sposób nasza grupa może zacząć lepiej współpracować jako zespół?
• Jak lepiej wykorzystać dostępne zasoby?
• Co przeszkadza we współpracy zespołowej?

Na zakończenie dyskusji podsumuj mocne i słabe punkty, które się ujawniły i zastanówcie się wspólnie jak wyeliminować słabe punkty. Oprócz sugestii zespołu warto mieć przygotowanych kilka własnych propozycji. Tematy poruszane na spotkaniu dotyczącym samooceny są delikatne i koniecznym jest, aby lider pomagał utrzymać konstruktywny przebieg dyskusji i nie dopuszczał do wzajemnego obwiniania się za niepowodzenia, dominowania jednego z uczestników, oraz zachęcał do zastanowienia się nad punktem widzenia innych osób, dopytywał i sprawdzał w przypadku niejasnych wypowiedzi oraz dbał, aby dyskusja nie odbiegała od tematu.

Dobór osób

Na jakość pracy zespołu wpływają działania podejmowane przez lidera, ale również poszczególni jego członkowie. Jeżeli przy rozpoczęciu projektu mamy możliwość wpływu na dobór osób biorących w nim udział to skorzystajmy z niej. Wybranie tych, którzy chcą się zaangażować, z którymi dobrze nam się współpracuje, którzy są solidni, nie są między sobą w konflikcie opłaci nam się i ułatwi prowadzenie projektu.

Dobroslawa Karpeta