Pod moją nieobecność,
czyli jak zareagować, gdy szef wprowadził procedury bez uzgodnienia ze mną.

Kiedy przyszedłem do pracy po dwutygodniowym urlopie dowiedziałem się od swoich pracowników, że w czasie mojej nieobecności mój bezpośredni przełożony wprowadził zmiany w procedurach raportowania. Pracownicy narzekali, ponieważ zmiany dotyczyły zwiększenia nakładu ich pracy. Zarzucili mnie szczegółowymi pytaniami, na które trudno mi było odpowiedzieć. Zdenerwowałem się i chcę uniknąć podobnych niespodzianek w przyszłości. Chcę o tym porozmawiać ze swoim przełożonym

Przełożony ma prawo wprowadzić zmiany w czasie naszej nieobecności, jednakże może prowadzić to do niepożądanych konsekwencji. Autorytet bezpośredniego szefa zmniejsza się, ponieważ zmiany są wprowadzane za jego plecami i nie potrafi udzielić odpowiedzi na pytania pracowników, ani uzasadnić wprowadzanych zmian. Ponadto zagrożone staje się skuteczne wdrożenie nowych procedur, gdyż ludzie nie rozumiejąc ich będą popełniali błędy i nie dotrzymywali terminów. Trudno od nich także oczekiwać, że z zaangażowaniem przystąpią do realizacji nadprogramowych zadań. Zostaje również naruszona dobra relacja zawodowa pomiędzy przełożonym, a jego podwładnym. Warto umówić się na rozmowę ze swoim przełożonym, aby zabezpieczyć się na przyszłość.

Rozmowy ze swoim przełożonym i przedstawianie jemu swoich próśb, wymagań, postulatów nie należą do łatwych. Ile razy w takich rozmowach tracimy wątek, zaczyna nam brakować argumentów w obliczu niewzruszonej postawy szefa, tracimy "zimną krew" pod wpływem emocji. Pomóc nam może tylko jedno - dobre przygotowanie się do rozmowy oraz zadbanie o odpowiednie miejsce i czas.

Jak się przygotować?

Rozmowa powinna obejmować teraźniejszość i przyszłość. Aby móc odpowiedzieć na pytania swoich pracowników i wdrożyć zmiany musisz uzyskać szczegółowe informacje o wprowadzonych przez przełożonego zmianach. Przyszłość to wasza relacja zawodowa i sposób wprowadzania zmian, do którego masz zastrzeżenia. Zacznij od samej zmiany. Zastanów się, o co chcesz zapytać przełożonego, niektóre rzeczy już przecież wiesz - powiedzieli Ci o tym pracownicy. Zacznij od uporządkowania swojej wiedzy na temat wprowadzonych zmian. Określ kwestie wymagające wyjaśnienia, doprecyzowania, czy ustalenia. Przygotuj sobie pytania dotyczące kontekstu wprowadzonych zmian, które pozwoliłoby Ci lepiej zrozumieć ich charakter i sens. Łatwiej będzie później uzasadnić je pracownikom, kontrolować ich realizację, czy nawet ulepszyć je.

Łatwiejszą część masz już z głowy, pora pomyśleć, jak przedstawisz swoje niezadowolenie odnośnie trybu wprowadzenia zmian oraz sugestie. Przypomnij sobie swoje emocje, które może jeszcze teraz przeżywasz. Prawdopodobnie czułeś się zaskoczony, rozgoryczony, wściekły i zażenowany. O których z nich mógłbyś powiedzieć szefowi i jakimi słowami, aby nie sprowokować szefa do przyjęcia postawy obronnej, lecz zachęcić go do zrozumienia Twojej sytuacji na poziomie ludzkim. Twój przełożony też, kiedyś, gdzieś, w innej sytuacji przeżywał podobne emocje i przypominając mu te doświadczenia zbudujesz inny wymiar waszej relacji. Nie będziesz jednak w rozmowie koncentrował się na swoich emocjach, nie jesteś przecież wrażliwą panienką, w więc zastanów się nad skutkami takiego trybu wprowadzania zmian. Co jest najważniejsze dla każdego przełożonego - sprawne i szybkie wykonywanie zlecanych zadań oraz brak kłopotów. Nie przesadzaj z ilością konsekwencji, wystarczą dwie, trzy, te najważniejsze w kontekście realizacji celów działu lub całej organizacji. Pamiętaj, ze nie przychodzisz narzekać, czy skarżyć się, więc przygotuj swoją propozycję, co ma zrobić przełożony, kiedy ty jesteś nieobecny, a zmiany nie mogą czekać na Twój powrót. Pomysłów może być wiele na przykład przekazanie sprawy osobie z Twojego zespołu, którą wskażesz, przygotowanie procedury, jak to robić - co może stanowić ułatwienie dla szefa, określenie zakresu spraw, które wymagają szczególnej pieczołowitości, po zawiadomienie Ciebie, czy ściągnięcie z urlopu włącznie. Ważne jest, abyś ustalił, na czym najbardziej Ci zależy i nie zarzucał szefa listą swoich roszczeń.

Swoje przemyślenia zapisz na kartce. Wszyscy nawet, jeśli nie jesteśmy naturalnymi wzrokowcami to wytrenowaliśmy się w organizowaniu treści poprzez wzrok. W ten sposób uporządkujemy swoje myśli i zaplanujemy krok po kroku swoją rozmowę. Teraz pora wcielić się w naszego przełożonego i przewidzieć jego możliwe reakcje oraz opracować, co my odpowiemy oraz być może wprowadzić pewne zmiany do naszej rozmowy. Ponieważ jest to ważna rozmowa odczekajmy i rzućmy na nią okiem następnego dnia, aby dokonać ewentualnej korekty. Możemy również pokazać nasz plan bliskiej i bezstronnej osobie (nie z naszej pracy), przedyskutować nasz plan, sformułowania i wysłuchać jej sugestii.

Czas i miejsce rozmowy

Przyszedłeś do pracy, dowiedziałeś się i biegniesz do przełożonego, dzwonisz do niego - to błąd. Poczekaj, sprawa już się zdarzyła i nie zmienisz przeszłości. Nie działaj pod wpływem emocji. Jesteś profesjonalistą i nie chcesz chaotycznie artykułować swoich racji. Możesz zdać się na przypadek lub poczucie winy swojego szefa lub zaplanować swoje działanie tak, aby prawdopodobieństwo sukcesu było jak największe. Daj sobie czas na przemyślenie sytuacji, którą zastałeś po powrocie z urlopu, opadnięcie emocji i przygotowanie rozmowy. Nie czekaj jednak w nieskończoność powinieneś umówić się na rozmowę w przeciągu kilku najbliższych dni inaczej sprawa stanie się przebrzmiała. Warto zadbać o miejsce rozmowy i nie toczyć jej na korytarzu, pospiesznie, gdy Twój przełożony, albo Ty zerkacie na zegarek, bo inne sprawy wymagają waszej uwagi, a przechodzący pracownicy słuchają. Pamiętaj, że to sprawa pomiędzy Tobą i Twoim przełożonym. O ile czasu poprosić przełożonego - minimum to pół godziny, aby spotkanie nie było monologiem Twoim, lub szefa, lecz wystarczyło czasu na dyskusję. Umawiając się na rozmowę przedstaw, o czym chcesz porozmawiać. Nie wdawaj się jednak w szczegóły to zrobisz już w trakcie właściwej rozmowy. Możesz powiedzieć na przykład "właśnie wróciłem z urlopu, zastałem sporo zmian, chcę o tym porozmawiać, aby lepiej je wdrożyć."

Przebieg rozmowy

Kiedy już siedzisz naprzeciwko swojego przełożonego przypomnij po co się spotkaliście, powiedz o dwóch tematach rozmowy: teraźniejszość i przyszłość. Poproś o akceptację planu spotkania i zapytaj, czy nie chce czegoś do niego dołożyć. Powinieneś zacząć od teraźniejszości, a zakończ ustaleniami na przyszłość. Pamiętaj o tym, aby krótko przedstawiać swoje zdanie i cały czas upewniać się, że jesteś dobrze rozumiany. Dopuszczaj szefa do głosu i bądź otwarty na wysłuchanie jego racji i parafrazuj jego najważniejsze wypowiedzi. Twój przełożony też chce być dobrze zrozumiany i będzie Ciebie słuchał, jeśli Ty zrobisz to samo. Nie usztywniaj się proponując rozwiązania, wspólnie możecie wypracować lepsze, oraz szef będzie czuł się bardziej zobligowany do ich przestrzegania. Na zakończenie podziękuj za czas Ci poświęcony i podsumuj wzajemne ustalenia.

Życzę owocnej rozmowy z przełożonym,
Dobroslawa Karpeta