Nr 4, kwiecień 2004
Dobrosława Karpeta, Konsultant AchieveGlobal
Pracownik zbyt samodzielny,
czyli jak sobie radzić z podwładnym, który przekracza ustalone ramy i zasady funkcjonowania w firmie
Na początku wydawał się dobrym nabytkiem dla mojego działu. Teraz zaczynam w to wątpić. Po roku awansowałem go - kieruje małym zespołem. Podejmuje decyzje nie konsultując ich ze mną, czasem pod moją nieobecność. Angażuje ludzi dodatkowo, zmienia przyjęte ustalenia i procedury. Ostatnio musiałem wyjaśniać jego pomysły koledze z innego działu, który prosił mnie o potwierdzenie wprowadzonych zmian. Niektóre jego pomysły są dobre, zawsze potrafi je uzasadnić, jednak nie liczy się z kosztami ani czasem innych pracowników. Ludzie zaczynają się na niego skarżyć. Rozmawiałem z nim o tym, lecz chce dyskutować tylko o swoich pomysłach i chociaż zgadza się ze mną - to tylko pozornie, ponieważ nic się nie zmienia.
Samodzielność, zaangażowanie i kreatywność to cechy, które cenimy u swoich pracowników. Czy mogą nam przeszkadzać? Tak. W opisanej sytuacji pracownik wyraźnie przekroczył ustalone ramy i zasady funkcjonowania w firmie. Pojawiły się pierwsze niebezpieczne symptomy: wątpliwości menedżera, skargi pracowników i interwencja z innego działu. Chociaż pracownik samodzielnie i twórczo rozwiązuje problemy, to sposób ich rozwiązywania pozostawia wiele do życzenia.
Przyzwolenie menedżera na przekraczającą ustalone ramy samodzielność podwładnego może doprowadzić do zatarcia się jasnych reguł pracy w dziale i dezorientacji pracowników, którzy stracą rozeznanie, co jest obowiązujące i kto za co odpowiada.
Aby zapobiec nieporozumieniom, w rozmowie z nazbyt samodzielnym pracownikiem jasno określ jakiego typu problemy może rozwiązywać bez Twojego udziału i dlaczego, a także o jakiego typu problemach chcesz wiedzieć przed podjęciem działań i dlaczego. Słowo "dlaczego" jest szczególnie istotne - nie wolno zapomnieć o podaniu przyczyn większego lub mniejszego zakresu samodzielności. Znajomość tych przyczyn daje pracownikowi dodatkową wskazówkę, czym ma się kierować i co uwzględniać przy podejmowaniu decyzji i ułatwi mu spełnienie Twoich wymagań.
Granice samodzielności
Zacznij od zastanowienia się, gdzie przebiega granica samodzielności dla tego pracownika i przekaż mu to. Ludzie często nie wiedzą, co powinni robić samodzielnie, a z czym zwracać się do Ciebie. Najczęściej w takiej sytuacji sami podejmują decyzję o tym, gdzie przebiega granica. W konsekwencji jedni przychodzą do szefa po radę czy wskazówkę w każdej wymagającej podjęcia decyzji sytuacji, a inni przeciwnie: nie informują szefa o istotnych sprawach, uznając problem za leżący w zakresie ich kompetencji.
Coaching z myślą o przyszłości
Jeśli zależy Ci na tym pracowniku i chcesz rozwijać jego umiejętności i stopniowo rozszerzać zakres jego samodzielności, powinieneś przygotować się na odbywanie z nim regularnych rozmów. Inaczej mówiąc: zaplanuj coaching, którego celem będzie ustalenie i korygowanie sposobów rozwiązywania problemów przez pracownika. W rozmowie z nim przeanalizuj zarówno bieżące sytuacje, jak i pomysły na przyszłość.
W czasie takich spotkań powinieneś przede wszystkim:
- pozwolić wypowiedzieć się pracownikowi, zadawać wiele pytań wyjaśniających i sprawdzających, aby zrozumieć punkt widzenia pracownika;
- stosować wyważoną ocenę, aby wskazać aspekty pozytywne i negatywne sposobu myślenia i działania pracownika;
- zaproponować wspólne poszukiwanie pomysłów na zachowanie zalet, a wyeliminowanie nieprawidłowości w postępowaniu podwładnego.
Największą wartość ma skoncentrowanie się raczej na przyszłych działaniach niż na błędach z przeszłości. Czasem pracownik patrzy na firmę tylko przez pryzmat swoich zadań i realizacji celów swojego działu. Dlatego pomocne będzie zapoznanie pracownika z szerszym kontekstem działania, to znaczy z funkcjonowaniem całej organizacji, jej celami, zamierzeniami, wartościami i wzajemną zależnością poszczególnych jej działów.
Granice kompromisu
Musisz liczyć się z tym, że rozmowy z nazbyt samodzielnym pracownikiem nie będą łatwe. W trakcie dyskusji ujawnią się różnice zdań dotyczące celów, potrzeb lub priorytetów. Możesz chcieć, aby pracownik zajął się problemem w określony sposób, a on będzie temu przeciwny, uważając, że to niewłaściwa metoda postępowania i raczej nie będzie gotowy zrezygnować ze swojej wizji rozwiązania sprawy. Omawianie rozbieżności może być w takim przypadku ciężką próbą dla Twojej cierpliwości.
Ustalając zakres samodzielności dla podwładnego staraj się dążyć do obopólnie korzystnych rozwiązań, jednak nie wahaj się przerwać dyskusji tam, gdzie kompromis jest dla Ciebie niedopuszczalny. Przedstaw swoje stanowisko w sposób absolutnie jasny. Nie możesz pozwolić na to, aby Twój podwładny musiał się czegokolwiek domyślać. Nie pozwól, aby Twoje zachowanie lub niezbyt klarowne wypowiedzi mogły być odczytane jako zgoda na jego punkt widzenia.
Z przebojowym łatwiej!
Chociaż zbyt samodzielny pracownik sprawia Ci obecnie sporo kłopotów, to pamiętaj, że łatwiej jest ukierunkować działania kogoś przebojowego, niż zainspirować do podjęcia wysiłków osobę obojętną, czy nazbyt ostrożną. Dlatego nie ograniczaj energii takiego pracownika, lecz staraj się twórczo ją wykorzystać i skoncentrować na konstruktywnych, kontrolowanych przez Ciebie działaniach. Pracownik samodzielny chce się ciągle rozwijać i wykazywać, więc pomyśl o obszarach, w których mógłby to robić i przedyskutuj to z nim. Wspólnie zaplanujcie konkretne kroki, które mu to umożliwią.
WNIOSEK
Pracownik samodzielny chce zwrócić na siebie uwagę Twoją i szefów czy właścicieli firmy, więc spróbuj znaleźć trochę czasu na rozmowę z nim, bądź jego coachem, a odpłaci się Tobie osiąganiem wyników. W miarę upływu czasu potrzeba rozmów będzie na pewno malała, a Ty zyskasz naprawdę samodzielnego pracownika, na którym będziesz mógł w pełni polegać.