Jak pomóc podwładnemu ustalić priorytety jego obowiązków?

Mój podwładny bardzo często zostaje po godzinach. Jak sam mówi, ciągle jest "w niedoczasie", a jego lista zaległości się powiększa. Jego zakres obowiązków nie odbiega znacząco od obowiązków innych członków zespołu. Mam wrażenie, że ten podwładny nie koncentruje się na swoich zasadniczych obowiązkach i niewłaściwie szacuje czas na ich wykonanie. Jak pomóc mu, jednocześnie nie obniżając jego zaangażowania?

Należy oczywiście pomóc podwładnemu w takim uszeregowaniu zadań i uporządkowaniu pracy, aby efektywne wywiązywał się ze wszystkich obowiązków. Pierwszym krokiem powinna być próba wspólnego określenia przyczyn przeciążenia pracą.

Na początek warto przyjrzeć się czasowi pracy podwładnego. Skutecznym narzędziem służącym do zdiagnozowania przyczyn przeciążenia pracownika jest karta zapisu czasu pracy. Powinniście wspólnie z podwładnym zaplanować czynności i zadania do wykonania na dany dzień czy tydzień. Zadaniem podwładnego będzie odnotowywanie w formularzu czasu, który poświęca na wykonanie zadania oraz wszelkich sytuacji nagłych, które przerywają mu pracę - nieplanowane spotkania, nagłe zadania, telefony od Klientów, przerwy w pracy itp. Pamiętajcie, by zapis czasu pracy objął kilka dni, a nawet tygodni, ze szczególnym uwzględnieniem okresów dużej intensyfikacji pracy.
Karta pracy pozwoli określić pracownikowi podstawowe czynniki dekoncentrujące. Obserwacja czasu pracy dostarczy również informacji o tym, na ile trafnie podwładny szacuje czas na wykonywanie zadań. Analiza czasu pracy powinna zakończyć się wyliczeniem godzin pracy, jakie podwładny każdego dnia poświęca na obowiązki zawodowe. Daje również możliwość odpowiedzi na pytanie, które z jego działań przybliżają go do osiągania rezultatów.

Po takiej wstępnej analizie przyczyn przeciążenia zaproś podwładnego na spotkanie, którego celem będzie omówienie jego obowiązków - z podziałem na zadania kluczowe i poboczne. Przed spotkaniem poproś, by obok karty zapisu czasu pracy podwładny spisał wszystkie swoje zadania i obowiązki oraz określił procentowo czas, jaki poświęca w miesiącu na wykonanie każdego z wymieniowych zadań.

Lista zadań pracownika powinna zawierać:

• wszystkie zadania, które obecnie realizuje podwładny,
• jednorazowe zadania i projekty,
• działania, które podejmuje on na rzecz grupy czy zespołu,
• obecne i przewidywane możliwości szkoleniowe i rozwojowe.

Przygotowując się do spotkania z podwładnym spróbuj odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

• Dlaczego konieczne jest przeprowadzenie rozmowy?
• Co chcesz osiągnąć?
• Jakie są główne obowiązki tej osoby?
• Na które z nich chcesz zwrócić szczególną uwagę podczas rozmowy?
• Jakie szczególne wydarzenia czy uwarunkowania w organizacji mogą mieć wpływ na obowiązki podwładnego?
• Jakie kwestie sporne i nieporozumienia mogą zaistnieć podczas rozmowy?

W trakcie spotkania uświadom podwładnemu szerszy kontekst jego pracy. Omówcie pokrótce cele, jakie stawia przed wami organizacja, i pod tym kątem skorygujcie listę zadań podwładnego. Oceńcie poszczególne zadania pod kątem ich wpływu na osiągnięcie celów organizacji. Pomogą wam w tym poniższe pytania:

• Jaki jest cel tego działania?
• Na realizację którego z celów będzie mieć wpływ to zadanie?
• Jakie są oczekiwania Klientów, zarządu, przełożonych?
• W jaki sposób to zadanie wiąże się z tym, co organizacja chce osiągnąć?

Jeśli kilka zadań otrzymało tę samą ocenę (co często się zdarza), oto co możesz zasugerować pracownikowi, by:

• przyznał pierwszeństwo zadaniom, które wykonuje bez pomocy innych osób, a następnymi uczynił te, których wykonanie dzieli z kimś innym,
• oznaczył wyższym priorytetem zadania, które może wykonać tylko on sam,
• dał pierwszeństwo zadaniom, które wzbudzają jego entuzjazm.

Podczas ustalania priorytetów nie powinniśmy koncentrować się zbytnio na detalach. Zadaniem menedżera jest bowiem uzmysłowienie pracownikowi, co w jego działaniach jest najistotniejsze z punktu widzenia organizacji.