Przeniesienie,
czyli jak zaproponować pracownikowi nowe zadania

Otwieramy filię w nowym mieście. Chcę oddelegować tam swojego najlepszego pracownika. Będzie pełnił tam funkcję kierownika filii i miał dwóch podwładnych. Mogę mu zaoferować tylko ryczałt samochodowy za dojazd i nic więcej. Obowiązków będzie miał tam więcej, lecz sadzę, ze sobie poradzi. Jak mu to zaproponować? Mogę po prostu przekazać polecenie służbowe, lecz zależy mi na jego zaangażowaniu. Wiem, że to dla niego niewygodne: kilkadziesiąt kilometrów dalej, nowa rola i te same pieniądze.

Obecnie zwiększenie zadań, czy nowa funkcja często nie wiąże się z wzrostem wynagrodzenia. Rozmowę na ten temat z pracownikiem szefowie spostrzegają, jako trudny i niewdzięczny obowiązek. Szefowie myślą sobie - nie mam do zaproponowania temu pracownikowi nic, co by zrekompensowało dodatkowy wysiłek, spodziewają się protestu i wielu zastrzeżeń ze strony pracownika albo po prostu odmowy. Zlecając nowe zadania wybierają różne strategie rozmowy na przykład chwalą pracownika i mówią, że to w nagrodę, argumentują, że to dla dobra organizacji, że firma wymaga poświęceń, czasem wspominają o narastającym bezrobociu, trudnym rynku pracy i straszą zwolnieniem, niekiedy mówią o swojej bezradności wobec zaleceń kierownictwa organizacji i wspólnie z pracownikiem narzekają na układy panujące w firmie. Najczęstszym efektem tych strategii jest wymuszona zgoda i niski poziom zaangażowania pracownika. Jak to zrobić inaczej? Podczas rozmowy skoncentruj się na dwóch rzeczach: krótko przekaż decyzję, którą podjąłeś i poświęć wiele czasu na przedyskutowanie nowych zadań i pomocy, której mu udzielisz.

Decyzja została podjęta

Jako szef podjąłeś już decyzję i spotykasz się z pracownikiem nie po to, aby ją przedyskutować, lecz zakomunikować. Częstym błędem popełnianym w czasie takich rozmów jest rozważanie z pracownikiem swojej własnej decyzji. Zastanawiacie się wspólnie nad tym, czy jest ona dobra, jakie ma wady. Czasem nawet głównym wątkiem rozmowy są zastrzeżenia pracownika do Twojej decyzji. Tymczasem sama decyzja nie podlega już dyskusji i nie zostanie zmieniona, niezależnie od tego, co sądzi o niej pracownik. Pamiętaj, że decyzję o wyborze tego konkretnego pracownika starannie rozważyłeś, opierając się na dotychczasowej współpracy z nim. To, co masz zrobić to powiedzieć mu, o tym co zdecydowałeś, co postanowiłeś i nie zostawić żadnego pola do dyskusji na ten temat. Uzasadnij swój wybór, mówiąc mu, czym się kierowałeś wybierając właśnie jego. A będą to zalety tego pracownika: jego postawa, sposób działania, umiejętności, wiedza. Pokazujesz w ten sposób, jakie cechy w jego działaniu cenisz i będziesz nagradzał. Wskaż też korzyści niematerialne wiążące się z nową rolą na przykład rozwój i awans. Otwarcie przedstaw warunki finansowe.

Nowe zadania

Mówiąc o nowych zadaniach zacznij od przedstawienia ich w perspektywie całej organizacji. Wyjaśnij znaczenie nowych obowiązków pracownika dla całej firmy i biznesowe powody utworzenia nowej filii. Nie zostawiaj tego domysłom pracownika. Pracownik powinien znać wagę swoich nowych obowiązków. Entuzjazm i zaangażowanie związane z dobrym wykonywaniem pracy wynika ze świadomości, że moja praca przyczynia się do osiągania sukcesów całej organizacji. Zrozumienie szerszej perspektywy ułatwi też pracownikowi koncentrowanie się na celach, na których szczególnie zależy organizacji. Nowe zadania opisz pracownikowi dokładnie przedstawiając swoje oczekiwania. Najlepiej przed rozmową spisz nowe obowiązki pracownika, określ priorytety oraz sposób pomiaru realizacji zadań - oboje musicie wiedzieć, co będzie miernikiem powodzenia pracownika w nowej roli. Wcześniejsze przygotowanie listy obowiązków sprawi, że o niczym istotnym nie zapomnisz, nowe zadania przedstawisz szybko i klarownie, a pracownik będzie mógł łatwo podążać za tym, o czym będziesz mówił mając listę przed sobą. Lista przyda Wam się również w dalszej części rozmowy.

Czas na dyskusję

Dopiero teraz, po zakomunikowaniu decyzji i przedstawieniu nowych obowiązków możesz dopuścić pracownika do głosu. O czym będziecie rozmawiać? O zasobach i narzędziach, które będą potrzebne pracownikowi, aby najlepiej wywiązał się ze swojej nowej roli oraz planie działania. Masz oczywiście na ten temat swoje zdanie, lecz powstrzymaj się z wypowiadaniem swojej opinii. Pozostaw inicjatywę pracownikowi i pozwól, aby przy Tobie rozważył na gorąco, co musi dostać oraz jakiej pomocy od Ciebie oczekuje. Dyskutuj z nim o tym jak najlepiej wdrożyć decyzję. W tej części rozmowy będziesz musiał zmierzyć się z obawami, niepokojem i być może niezadowoleniem pracownika. Słuchaj swojego pracownika uważnie i nie krytykuj jego pomysłów, lecz je wspieraj i rozwijaj. Pracuj wspólnie z nim i bądź kreatywny w szukaniu możliwości skorzystania z zasobów całej organizacji przy realizacji nowych zadań. Wyraźnie zadeklaruj swoją pomoc i powiedz, co zrobisz, aby ułatwić jemu nową pracę. Pewnie nie jest to pierwsza filia, która powstaje może, więc warto oddelegować pracownika do najlepszych z nich na kilka dni, aby mógł zapoznać się z ich działaniem. Może jego praca będzie wiązała się ze ściślejszą współpracą z konkretnymi działami firmy i warto, aby pracownik poznał konkretne osoby, specyfikę ich pracy i wymagania, co ułatwi współdziałanie z nimi w nowej roli w przyszłości.

Rozwój

W kontekście przejmowania nowych zadań możecie się wspólnie zastanowić nad dalszą karierą pracownika. Na czym mu zależy, w jakim kierunku chciałby się rozwijać, jaką wiedzę zdobyć, jakie umiejętności. Wybierzcie z nich te, które są mu potrzebne od zaraz w związku z nowymi zadaniami i ustalcie, jak może je zdobyć. W stosunku do pozostałych określcie horyzont czasowy i ścieżkę, która umożliwi pracownikowi dalszy rozwój.

Plan działania

Na zakończenie wspólnie opracujcie konkretny plan działania dotyczący wdrożenia Twojej decyzji. Ustalenia w postaci kolejnych kroków najlepiej zapiszecie na kartce, formularzu z uwzględnieniem, kto, co i kiedy ma zrobić. Pomoże wam to wywiązać się z podjętych zobowiązań i korygować plan, jeśli to będzie konieczne. Jako szef nie możesz zapomnieć o podaniu terminu następnego waszego spotkania, gdyż nie chcesz zostawić pracownika samego z nowymi zadaniami - Ty chcesz mu pomoc i pomożesz. Dobrą praktykę stanowi dość szybki termin następnego spotkania, ponieważ pracownik właśnie zapoznał się z nowymi zadaniami i potrzebuje czasu na spokojne ich przeanalizowanie. Kiedy spotkacie się ponownie porozmawiacie o jego przemyśleniach oraz dopracujcie plan działania. Wprowadzone zmiany będą odpowiedzią na ewentualne obawy i zagrożenia, które dostrzegł pracownik oraz mają pomóc osiągnąć sukces wam obojgu.

Czy to koniec?

Nie. Zachęcam do towarzyszenia pracownikowi w czasie przejmowania przez niego nowych zadań. Interesuj się tym, co robi, jak mu idzie, z jakimi problemami się boryka, odnotowuj skrzętnie jego osiągnięcia i okazuj uznanie. Jeśli martwisz się, że nie możesz dać mu rekompensaty finansowej daj mu to, co możesz: pełne wsparcie i pomoc, świadomość, że może na Ciebie liczyć i dobrą relację zawodową.

Życzę zbudowania dobrej relacji zawodowej,
Dobroslawa Karpeta