Kiedy jesteś arbitrem w sporze między podwładnymi

Kieruję bardzo ambitnym zespołem. Do tej pory udawało mi się pomyślnie zarządzać niełatwymi relacjami między moimi podwładnymi. Wyrosłam z tego zespołu, niektórzy z obecnych moich podwładnych to moi bliscy znajomi. Ostatnio znacznie pogorszyły się relację między dwojgiem moich podwładnych. Czasem, podczas spotkań, bezpardonowo krytykują swoje pomysły, co dla każdej ze stron bywa bolesne. Dodatkowym problemem jest również to, że w konflikcie uczestniczy moja bliska znajoma. Jak naprawić nadszarpnięte relacje, jednocześnie samemu nie opowiadając się po żadnej ze stron?

Trudno zerwać koleżeńskie relacje, zwłaszcza po awansie na szefa zespołu. Może to być odebrane jako wywyższanie się czy wręcz nielojalność. Wielu menedżerów z tzw. wewnętrznego awansu skarży się często na trudności wynikające z szefowania dobrym znajomym.
W opisanej sytuacji pojawia się jeszcze jeden problem. Jak zareaguje druga strona konfliktu, kiedy poczuje, że koleżeńskie relacje narażają ją na brak obiektywizmu przełożonego? I dalej, jak cała ta sytuacja wpłynie na atmosferę w zespole, i tak już lekko nadpsutą?

Nazwij sytuację

Z opisanej sytuacji wynika, że przyczyny konfliktu nie są jasne. Pierwszym zatem krokiem powinno być zdobycie informacji o powodach zaistniałej sytuacji. Poszukaj informacji u źródła, spotykając się indywidualnie z każdą ze stron. Podkreśl, że zależy Ci na konstruktywnych relacjach i zaoferuj pomoc w rozwiązaniu problemu. Zachęcaj jednak obie strony do podjęcia, w pierwszej kolejności, samodzielnych prób rozwiązania problemu. Zaproponuj na przykład, by podwładni spisali swoje wzajemne zastrzeżenia, wręczyli sobie a następnie, rzeczowo o nich porozmawiali.

Poznaj sytuację z szerszej perspektywy

Jeśli okaże się to niemożliwe, staraj się przejąć rolę niezależnego arbitra. W tym celu odwołaj się do opinii innych członków zespołu. Być może oni widzą całą sytuację z szerszej perspektywy. Koncentruj się jednak na faktach, analizując zebrane informacje.

Zostań "sędzią pokoju"

Niekiedy konieczna będzie konfrontacja obu punktów widzenia. Zaproś obie strony do wspólnej rozmowy w twojej obecności. Jeśli konfliktowi towarzyszy wysoki poziom złości czy pretensji, możesz spróbować techniki przeciwnych reakcji. Umożliwia ona stworzenie lepszej atmosfery dla dalszej rozmowy. Spróbuj wywołać u osoby wzburzonej przeciwną reakcję. Może ona nie mieć związku z przedmiotem sporu. Doświadczenia ekspertów wskazują, że obniżenie wzburzenia można osiągnąć przez rozbawienie czy okazanie sympatii. Uważaj jednak, by nie wywołać u podwładnych wrażenia, że bagatelizujesz całą sytuację.

Zdefiniuj różnicę zdań

Wysłuchaj wzajemnych zastrzeżeń i zacznij wespół z podwładnymi poszukiwać sposobów zbudowania konstruktywnych relacji.
Pamiętaj jednak, że konfrontacja może okazać się bardzo trudna. Obie strony mogą niechętnie dzielić się swoimi odczuciami, obawami czy zastrzeżeniami. Staraj się unikać opowiadania się po którejś ze stron, skoncentruj się na zdefiniowaniu różnic.
Niekiedy pomocna może okazać się technika interaktywnego rozwiązywania sporów. Rozmowy takie dotyczą walki z problemem, a nie walki między stronami. Aby z niej korzystać, musisz przejść wraz ze stronami konfliktu przez sześć kroków:

• stworzenie ram do pracy nad problemem (odpowiedni czas, miejsce, plan spotkania, zgoda na otwartą rozmowę),
• przegląd i uzgodnienie punktów widzenia obu stron (aspekt merytoryczny),
• przegląd i uzgodnienie postaw obu stron (aspekt emocjonalny),
• wspólne zdefiniowanie problemu (co i dlaczego jest ważne dla obu stron),
• wspólne poszukiwanie rozwiązań,
• ocena rozwiązań (podstawowe kryteria oceny rozwiązań to ich akceptowalność przez obie strony oraz ich jakość).

Pamiętaj, że takie działania wymagają od ciebie bardzo dobrych umiejętności komunikacyjnych.

Okaż uznanie dla wysiłków obu stron

Nawet jeśli podwładni nie osiągną porozumienia, powinieneś pochwalić wysiłki obu stron. Wskaż, jak ważne jest podjęcie dialogu, jak wielu nowych rzeczy uczy otwarte mówienie o problemach. Pamiętaj, że okazywanie uznania przyczynia się do budowania atmosfery wzajemnego zrozumienia, która z kolei zwiększ prawdopodobieństwo, ze ewentualne konflikty w przyszłości będą rozwiązywane szybciej i łatwiej.

Magdalena Wróbel