Sposób na wybiórczego podwładnego,
czyli jak postępować ze współpracownikiem, który nie wykonuje koniecznych (choć może i nużących) zadań...

Czeka mnie spotkanie z jedną z moich podwładnych, która dotychczas zajmowała się obsługą Klientów. Po zmianie struktury do jej obowiązków należy również proponowanie Klientom nowych produktów. Zauważyłam, że dotychczas pilna i zdyscyplinowana, obecnie nie wykonuje powierzonych jej nowych zadań. Skąd ta postawa? Jak ją zmienić?

Jak zareagować w takiej sytuacji? Jak wpłynąć na postawę pracownika? Jak uniknąć podobnych problemów w przyszłości? Takie pytania stawia sobie obecnie wielu menedżerów. Oto kilka podpowiedzi:

Pierwsza zasada, o której powinien pamiętać menedżer brzmi:

Nie zakładaj, że znasz przyczyny problemu; poznaj i sprawdź je

Najlepszym sposobem zdiagnozowania i oceny sytuacji jest umiejętne zbieranie informacji. Nic nie zastąpi zatem zadawania pytań.

Zdobycie pełnych informacji pozwala skupić się na istocie problemu i podjąć właściwe działania. W trakcie rozmowy może okazać się bowiem, że pracownik nie zdaje sobie sprawy z wagi swoich nowych obowiązków. Może na przykład nie wiedzieć, że od tego jak wykonuje swoje zadania zależy praca pozostałych członków zespołu.

I tu - kolejna zasada:

Nie zakładaj, że jeśli coś jest oczywiste dla ciebie, jest równie oczywiste dla kogoś innego

Jeśli sedno problemu tkwi w niedostatecznym zrozumieniu sytuacji przez pracownika, łatwo będzie skorygować jego postawę. Jasno i precyzyjnie wyjaśnij pracownikowi na czym Ci zależy i dlaczego to tak ważne dla Ciebie, zespołu, firmy. Przedstaw również konsekwencje niewykonywania zadań. Takie działania powinno wywołać zmiany, na których Ci zależy.

Rozważmy inny wariant tej sytuacji. Z pozyskanych w rozmowie z pracownikiem informacji wynika, że nie wykonuje on nowych zadań, ponieważ...większą satysfakcję dostarczają mu jego dotychczasowe obowiązki.
Jak zachować się w takiej sytuacji? Jakich informacji udzielić pracownikowi? Nakazać, negocjować, przekonywać?

Podpowiedź zawiera kolejna zasada:

Nie obawiaj się krytyki - konstruktywnej!

Nie krytykuj jednak preferencji pracownika, skoncentruj się raczej na przekazaniu swoich obaw związanych z konsekwencjami, jakie przyniesie Tobie niewykonanie zadania. I tu ważna wskazówka: po przedstawieniu własnej opinii - zachęć pracownika do poszukania rozwiązania tej sytuacji. Na Twoje wskazówki zawsze jest czas.
A jak postąpić w sytuacji, kiedy pracownik nie zgadza się z Twoimi sugestiami? Ma inne potrzeby, priorytety, cele? I tu z pomocą przychodzi następna zasada:

Różnica zdań to pierwszy krok do wprowadzenia usprawnień

Jeśli możesz, spróbuj przedyskutować z pracownikiem alternatywne rozwiązania. Może warto ponownie przeanalizować swoje oczekiwania. Może pracownik jest przeciwny tylko temu aspektowi zadania, który dla ciebie nie jest najistotniejszy? Jeśli bez uszczerbku dla sprawy można pójść na jakiś kompromis, zwiększają się szansę, że dojdziesz z podwładnym do zadowalającego Cię porozumienia i że uda się je wprowadzić w życie.
Kiedy nie jest możliwe zaakceptowanie proponowanych przez pracownika rozwiązań lub gdy jego niechęć do wykonania zadania jest nieuzasadniona - zakończ dyskusję.

Niezależnie od rezultatu rozmowy dokonaj jej podsumowania, przypomnij podjęte ustalenia (kiedy doszliście do porozumienia), przypomnij swoje oczekiwania (w przypadku oporów pracownika), ustal terminy wykonania zadań i przewidywanych kontroli.

POWODZENIA!